Přístup do skladu s opiáty má jen pár lidí
O specificích logistiky do lékárenské sítě s Tomášem Segetem, ViaPharma
Společnost ViaPharma zásobuje léky na pět set lékáren sítě Dr. Max. „Všechny tři naše sklady fungují na základě GDP, tedy správné distribuční praxe, kterou kontroluje Státní ústav pro kontrolu léčiv,“ říká zástupce ředitele logistiky Tomáš Seget. Před třemi lety otevřela firma nové logistické centrum v Pavlově u Kladna.
Přinášíme vám rozhovor z časopisu Systémy Logistiky 209 (leden–únor 2024). Je to ochutnávka originálního obsahu, který najdete každé dva měsíce v tištěném časopise. Nechodí vám časopis? Registrujte se k odběru a nezmeškejte žádné vydání. Zasílaní je pro uživatele logistických služeb zdarma.
Společnost ViaPharma je součástí skupiny Dr. Max Group, která provozuje stejnojmenné lékárny v šesti evropských zemích – přes 3000 v celém regionu. Dodávky zajišťuje ze 12 distribučních a šesti e-shopových skladů a plánuje další. V samotné České republice jsou lékárny zásobovány z logistických center ViaPharmy v Pavlově na Kladensku, Brně a Ostravě a další dva sklady Dr. Max v Brně a Nučicích u Prahy slouží potřebám e-shopu.
Co musíte dodržovat při skladování léků?
ViaPharma je sesterská společnost Dr. Max a dotváří distribuční řetězec tak, aby odpovídal legislativě. Zákon určuje, že tok farmaceutických produktů od výrobce k pacientovi musí projít přes distribuci a lékárnu. Na celý proces dohlížejí regulátoři: u humánních léčiv Státní ústav pro kontrolu léčiv (SÚKL), u veterinarií Ústav pro státní kontrolu veterinárních biopreparátů a léčiv a u doplňků stravy Státní zemědělská a potravinářská inspekce. Máme vlastní systém vnitřní kontroly opřený o normy ISO, procházíme řadou auditů. Všechny tři naše sklady fungují na základě GDP, tedy správné distribuční praxe. Kontroluje ji SÚKL a to, co musíme plnit, je přesně dáno legislativou. Vedle lékáren zásobujeme také nemocnice a veterinární kliniky. Pokud srovnáme nároky regulátorů, nejnáročnější je administrativa související se SÚKL.
Jaká další logistická specifika se vyskytují v této branži?
Ve skladu musíme udržovat teplotu 15–25 stupňů Celsia. Máme ale i přípravky, které vyžadují teploty ještě nižší. Ty uchováváme ve speciálních chladicích boxech.
Dalším specifikem je cenotvorba. Úhrady se poměrně často mění, a tak se například cena téhož přípravku může lišit nejen šarži od šarže, ale v rámci nich ještě podle sériového čísla – vyžaduje to přesnost na konkrétní kus – kdybychom na ni nedbali, mohlo by dojít k porušení cenové regulace.
Medializované jsou kauzy s padělky léčiv. Existuje proti nim ochrana?
U nás to není problém, ale jisté riziko. A tak byla na úrovni Evropské unie přijata takzvaná protipadělková směrnice. Podle ní musí každý výrobce léčiva označit, a to jednotlivou vyprodukovanou krabičku jedinečným čárovým kódem, respektive 2D kódem, v němž je zakomponováno sériové číslo dané krabičky. Ten se nahraje do celoevropského hubu, díky němuž je možné sledovat stav konkrétní krabičky. Ve chvíli, kdy se krabička vydá v lékárně pacientovi, vyšle se zpráva o expedici. Cesta léku se zkrátka sleduje od začátku až do konce a nesystémově, tedy nelegálně do ní nelze s padělkem vstoupit. Jestliže se ale někdo rozhodne koupit si něco, co má neznámý původ, někde na internetu, pak samozřejmě ani toto opatření nebude fungovat.
Jaké jsou vaše zkušenosti s takto nastaveným systémem?
Start samozřejmě provázela spousta dětských nemocí. Mohli jsme na to upozorňovat od samého začátku, protože jsme se účastnili už pilotního provozu. Vznikaly třeba problémy s expedicí léků, které se „tvářily“, že už byly jednou vydány. Dnes už ale systém pracuje dobře a pro distributora práci příliš nekomplikuje. Sice nejsme schopni nasnímat všechny kusy, nicméně provádíme časté namátkové kontroly. Pokud dostaneme špatnou šarži, u níž nejsou nahraná data do lékáren, znamená to vše stáhnout. Je tedy lepší provést namátkovou kontrolu s pár kusy, přičemž algoritmus vyhodnocuje, kolik jich u konkrétního přípravku máme zkontrolovat, aby to mělo potřebnou vypovídací hodnotu. Pokud lék projde, propouštíme ho do distribuce. V opačném případě mu vystavíme stopku hned ve skladu a do lékáren se dostane teprve tehdy, až chybu s výrobcem vyřešíme.
Už jste to trochu naznačil, ale opiátové preparáty budou asi ty nejstřeženější, že?
Je nastavena spousta regulí, které určují, jak musíme nakládat s opiáty, psychotropními látkami a cytostatiky. Nejpřísnější kontrola – na čip, kód a klíč – je právě u opiátů. Ani já sám nemám přístup do „opiátovny“, ten je vyhrazen jen několika lidem. Ve chvíli, kdy zmizí jediný kus psychotropního přípravku nebo opiátu, jsme povinni záležitost okamžitě nahlásit policii. Vydáváme kamerové záznamy, záznamy o přítomných osobách a jejich kontaktech. Opiáty se nám ale zatím nikdy neztratily. Ve skladu v Pavlově máme instalováno skoro dvě stě kamer.
Jaká KPI sledujete ve skladech?
Sledujeme řádkovou i kusovou produktivitu, kvalitu – „vyškrtávky“, což je náš termín pro počet slíbených kusů do lékárny, které ale nakonec bohužel nepošleme. Vše prochází přes čtečky, na kterých sbíráme informace, a probíhá také hmotnostní kontrola. Pokud na „vyškrtávky“ přijdeme už tady ve skladu, rovnou upravujeme dodací list a tyto kusy nefakturujeme. A pak evidujeme reklamace podle informací od lékárny – co přišlo navíc, v jiné šarži nebo nepřišlo vůbec. S tím se pojí inventurní rozdíly a odpisy poškozeného zboží. U pracovníků se sleduje individuální produktivita, takzvaný bodový systém, kdy každá oblast skladu má koeficient na zpracovaný řádek a na manipulované kusy. Nejdůležitějším KPI je pak procento nákladů na logistiku vztažené k obratu. Ve farmacii se v tomto měřítku pohybujeme hodně nízko. Vše výše zmíněné se sleduje na denní bázi, management dostává report se všemi údaji každé ráno.
Všechny procesy řídí WMS?
WMS od Microsoftu (Dynamics AX 2012 r3) používáme už sedmý rok a vzhledem k tomu, co jsme do systému dosud dostali, se snažím ani nemyslet na okamžik, kdy jej budeme muset změnit. Především procesů, které systém podporuje, je tolik, že jde o práci na spoustu let. V podstatě vše jede přes čtečky a řídí to software. Informace mohou být opravdu zásadní. Například SÚKL zveřejňuje, které šarže by mohly být pacientovi potenciálně nebezpečné. V okamžiku, kdy se taková informace objeví, zastavujeme okamžitě distribuci. Stejně tak například probíhá přes noc kontrola exspirací a blokují se produkty, které už nesmíme prodat. Následující den se pak automaticky uskuteční cílená inventura. Když se bavíme o novém WMS pro e-shopové sklady a sdělujeme naše představy fungování jednotlivých procesů implementačnímu partnerovi, konzultanti z toho mají nejednou zamotanou hlavu.
S kým spolupracujete na vývoji nového systému pro e-shop?
Zadání a základní logiku musí hlídat náš vlastní tým, to se nám osvědčilo už při implementaci WMS v distribuci. Externím partnerem je pak společnost Kodys, která s námi spolupracovala na WMS běžícím ve skladech e-shopu už dnes.
Jak je nastaven režim závozů lékáren z hlediska místa a času?
Lékárny Dr. Max od Aše až přibližně do poloviny D1 se zavážejí z Pavlova. Brno zásobuje Jihomoravský kraj, ostravské centrum pak sever Moravy. Ve skladech se pracuje od nedělního poledne do pátečního pozdního večera v nonstop režimu. Samotné objednávky ve smyslu příjmu, zaskladnění, vychystávání a přípravy k rozvozu vyřizujeme ve dvou směnách. Přes noc chystá menší směna v počtu šesti až sedmi lidí sklad pro expedici na další den. Nedělní směnu jsme zavedli před cirka osmi lety. Lékárny v obchodních centrech jsou otevřené celou sobotu a neděli a pět závozů na sedm pracovních dní nestačilo, protože nebylo kde uskladnit potřebnou zásobu. Přidali jsme tedy ještě nedělní závoz.
Kolik lékáren zahrnuje síť, pro kterou dodáváte?
V Čechách obsluhujeme téměř 500 lékáren Dr. Max, přímo z Pavlova to je 260, a také některé nemocnice. Naše ambice je vyhovět i objednávkám, které odběratelé poslali pouhou hodinu před výjezdem auta. Pro dodávání do nemocnic se účastníme výběrových řízení a v některých případech, pokud vyhrajeme, jsme povinni držet pro ně zásobu v potřebné výši.
S kolika závozy denně mohou lékárny počítat?
Když jsem nastoupil, zaváželi jsme je i třikrát až čtyřikrát za den. Pokud byla chřipková sezona, objednávala si lékárna acylpyrin třeba i třikrát za den. Přepravky mají standardizovanou velikost, takže bez ohledu na objem dodávky uvnitř zaberou v autě stejně místa. Nebylo to efektivní. Dnes lékárnám pomáhá s objednávkami software, který je schopný určitých predikcí poptávky. Sedmdesát procent toho, co lékárna potřebuje, se objednává automaticky. Pro sklad to znamená, že už v šest ráno poměrně jasně víme, jak bude expedice vypadat a co budeme v daný den rozvážet. Ze tří až čtyř závozů jsme přešli na jeden denně a díky softwaru nemusí objednáváním trávit lékárníci tolik času. Kromě logistických benefitů se zvýšila i kvalita servisu v lékárnách, protože u nich méně hrozí, že se přípravek vyprodá ještě před skončením pracovní doby. Během prvního roku fungování se investice do tohoto projektu vrátila dvakrát.
Vraťme se ještě ke skladu v Pavlově, který je nový a vznikal v období pandemie. Můžete popsat, jak obtížné to bylo v situaci, kdy celý zdravotnický a farmaceutický sektor čelil enormnímu tlaku?
V roce 2017 jsme provedli aktualizaci distribuční strategie na základě analýzy, v níž jsme sledovali, kde máme zákazníky a jaký objem zboží odebírají. Pomohlo nám to při volbě místa pro budoucí logistickou základnu. O rok později jsme vytvořili virtuální sklad a rozhodovali se, jak by měl vypadat ten reálný a jaké objemy by měl zvládnout, a to včetně určení kusů na řádek. V roce 2019 došlo k dohodě se společností Panattoni Europe, která budovu postavila, v listopadu začal druhý stěžejní dodavatel SSI Schäfer s dodávkami a montáží vybavení. Od této firmy máme pickovací automat A-frame, čtyři automatizované regálové zakladače typu miniload, dopravníkový systém a regály, celková investice do technologie činila rámcově okolo 200 milionů korun. Všechno běželo jako na drátkách až do následujícího jara.
Co se tehdy stalo?
Přesně 12. března 2020, kdy jsem byl s kolegou na prvním systémovém testování v Grazu, jsme dostali informaci o uzavření hranic kvůli covidu. Což znamenalo velkou komplikaci, protože lidé, kteří prováděli instalaci, byli devíti různých národností. Navíc, zatímco lékárny jsou součástí kritické infrastruktury, tak lékárenská distribuce už ne. Na nás se tedy nevztahovaly žádné výjimky. Zřídili jsme tak přímo v Pavlově po dohodě s krajskou hygienickou stanicí izolovanou ubytovnu, kde tito odborníci zůstali uzavření celé dva měsíce. Nakonec se vše stihlo jen asi s třítýdenním zpožděním, první léky se odtud do lékáren distribuovaly už na podzim 2020. Po půlročním provozu jsme také v Pavlově spustili e-shop pro distribuci koncovým zákazníkům domů.
Zmíníte parametry budovy?
Sklad provozujeme na dvaceti tisících metrů čtverečních, v rámci standardů BREEAM New Construction 2016 má budova druhý nejvyšší stupeň udržitelnosti Excellent. Udržujeme pět teplotních zón. Pro SÚKL dokládáme pohyb teploty a vlhkosti, což sledují čidla.
Jaké jsou kapacitní možnosti z hlediska toku zboží?
Denně odsud odešlo v roce 2023 v průměru asi 260 tisíc krabiček léčiv, potravinových doplňků a dalších produktů prodávaných v lékárnách, náš rekord byl zatím 498 tisíc kusů za jeden den. Skladem je 10 500 položek (SKU) a téměř sedm milionů kusů. V létě 2022 jsme se z kapacitních důvodů rozhodli úplně z Pavlova vyčlenit e-shopový sklad, který jsme nově otevřeli v nedalekých Nučicích. V době covidu e-commerce rostla raketově. My plánovali sortiment v rozsahu 30 000 položek až na rok 2027, jenže jsme téhle hranice dosáhli o šest let dřív. Výhled na rok 2027 se tedy navýšil o další desítky tisíc produktů. Tím pádem bylo jasné, že soužití klasické distribuce a e-commerce pod jednou střechou zvoní hrana. Teď se chystáme na posílení e-shopového zázemí i v Brně.
Jak funguje e-shopová distribuce?
Distribuční sklady jsou pro Dr. Max e-shop zdrojem zhruba 35 procent kusů. Samotné balíčky pro koncové zákazníky pak chystáme ve zmiňovaných skladech v Nučicích a v Brně. E-shop pro farmacii znamená, že sklad je kolaudován jako lékárna. Provoz je tu více manuální. Pokud jde o odběr zásilek klientem, vykazujeme určité specifikum v tom, že si je v drtivé většině vyzvedává klient přímo v lékárně. Míra tzv. click & collect u nás dosahuje zhruba tří čtvrtin. Zbytek posíláme prostřednictvím České pošty, DPD a PPL. Doplním jen, že legislativa zatím neumožňuje prodávat přes e-shop léky na předpis.
Zmínil jste dodavatele logistického vybavení. S kým dalším spolupracujete?
Na podzim 2023 jsme se domluvili s Brightpickem, že budeme zkoušet jejich pickovací roboty, pro něž máme vyčleněný velký prostor. Nasadili jsme je v oblasti s méně prodávanými položkami. V této části skladu je vychystávání specifické tím, že na jeden vychystaný kus se v průměru picker hodně nachodí a je zde i lehce vyšší chybovost. S obojím by nám měla tato technologie pomoct – šetřit kroky a zlepšit chybovost. Blížíme se vytyčenému cíli. Jinak automatizujeme a robotizujeme nejen tady, do nového skladu v Brně dodá roboty společnost Geek+. V Ostravě, kde jsme v nájmu od roku 1993, potřebujeme nový distribuční sklad. V současných objemech nestačí se čtyřmi tisíci metrů čtverečních ani prostorově. V nové budově budeme mít k dispozici deset tisíc metrů, tam počítáme opět s technologií od SSI Schäfer.
Logistické procesy v Pavlově
Příjem zboží začíná hned za vstupními gaty. Každá paleta se polepí identifikačním štítkem. Speciální zacházení mají palety s opiáty, které jsou označeny oranžovým štítkem, takové zboží nesmí zůstat nikde na ploše bez dozoru a okamžitě směřuje do skladu opiátů, kam mají přístup pouze tři lidé. S podobnou mírou obezřetnosti se zachází s psychotropními produkty.
Označené palety se „rozvrhnou“, zkontrolují a přibližně 70 % sortimentu směřuje do šedých plastových přepravek, které se používají v rámci vnitřní logistiky. Převážná většina těchto beden putuje po dopravnících do miniloadu. O rozdělení zboží pro miniload, nebo jeho byť jen částečném ponechání na paletách se starají počítačové algoritmy, které sledují např. zaplněnost miniloadu nebo stav objednávek. Naplněná šedá přepravka je před vstupem do skladovací technologie převážena váhou, která má toleranci pět gramů. I takto relativně nízká odchylka nepostihne veškeré zboží. Důležité je zde mít kvalitní master data – ne vždy jsou od výrobce, proto si ViaPharma zboží převažuje a přeměřuje. Miniload o kapacitě až 55 000 KLT má nastaven pro každý produkt minimální a maximální stavy ve svých různých částech (kvůli případné poruše vychystávacího jeřábu). Do zařízení se skladují jen standardizované plastové bedny, nikoli kartonáž. Vychystávání zboží do lékáren probíhá ve většině případů opět do standardizovaných plastových beden, ale modré barvy. V oběhu je jich přibližně 70 000–80 000 kusů, přičemž každoročně se zhruba sedmina obnovuje. Třetina vypickovaného objemu z pohledu počtu balení prochází přes A-frame. Jak název napovídá, jde o pickovací poloautomat tvaru písmene A, ve kterém jsou uložena spotřebitelská balení léků. Zařízení je nutné ručně doplňovat, ale vychystání na dopravníkový pás je už automatické. Za hodinu dokáže A-frame vypickovat zboží až pro 1300 beden do lékáren.
V další části skladu jsou chladicí boxy se skleněnými průhledy. Zboží, které je chlazené, se vychystává do červených beden. Obsahují vložky se suchým ledem, které po několik hodin dokážou udržet požadovanou teplotu. K plánování dopravy je využíván software od společnosti Rinkai a samotný transport realizuje externí přepravce. Rozvoz probíhá zpravidla dodávkovými vozy, proto také většina vrat na expedici má rozměry přizpůsobené menším rozvozovým autům. Řidič obvykle zvládne dvě trasy za směnu, na každé zásobuje 4–5 lékáren.
Provoz v Pavlově zajišťuje ve dvou denních směnách 150 pracovníků s doplňkovou noční směnou o šesti až osmi pracovnících. „Základ v logistice představují lidé a hodnoty, na kterých se snažím stavět, především otevřenost a férovost. Žádná otázka není hloupá a vždy může vést k nějakému nápadu,“ dodává Tomáš Seget.
4 poznatky Tomáše Segeta o logistice společnosti ViaPharma
- Celých 78 % vychystaných kusů prochází automatizací.
- Ráno je automaticky objednáno 70 % kusů, které lékárna potřebuje.
- Dříve jsme zaváželi třikrát až čtyřikrát denně, nyní jen jednou.
- Ve skladu udržujeme teplotu 15–25 °C a máme lednice na 2–8 a 8–15 °C.
Tomáš Seget v číslech
03/2021: Ve ViaPharmě se stává se zástupcem ředitele logistiky s odpovědností za provoz distribučních skladů.
01/2015: U ViaPharmy a Dr. Max zahajuje kariéru jako projektový manažer – hlavní náplní je spuštění systému pro řízení zásob v lékárnách a v distribuci Planning Wizard a nasazení celopodnikového softwaru MS Dynamics DAX, jehož součástí je i WMS. Mimo projektovou část věnuje čas optimalizaci skladových procesů.
08/2010: Je konzultantem ve společnosti Logio, zaměřuje se na výběr a implementace ERP a WMS ve firmách.
03/2008: Pracuje jako konzultant SAP v Consulting Company Novasoft.
Rozhovor vedl: Stanislav D. Břeň
