Jste „ready“ pro EDI?

Elektronický přenos dokladů mezi obchodními partnery, známý jako EDI komunikace, přispívá výraznou měrou k efektivnímu fungování logistických procesů napříč dodavatelskými řetězci. Ve firmách pak pomáhá k rychlejší manipulaci se zbožím, efektivnějšímu skladování i expedici a dodávkám zboží v co nejkratším čase.

Přinášíme vám článek z časopisu Systémy Logistiky 209 (leden–únor 2024). Je to ochutnávka originálního obsahu, který najdete každé dva měsíce v tištěném časopise. Nechodí vám časopis? Registrujte se k odběru a nezmeškejte žádné vydání. Zasílaní je pro uživatele logistických služeb zdarma.

Vývoj směřuje ke stále intenzivnějšímu uplatnění EDI komunikace v supply chainu, a to v různých segmentech. „Například v oblasti FMCG se využití EDI nesoustředí pouze na vztah obchodník a jeho dodavatelé, ale dodavatelé se snaží rozšířit využití EDI i na stranu svých dodavatelů surovin, obalových materiálů a dalších komponent pro výrobu. V rámci komunikace s těmito dodavateli je také snaha o využití EDI zpráv k řízení dodávek pro výrobu,“ vysvětluje Milan Mikula, solution manager ve společnosti Editel CZ. A dodává, že další zprávy jako dodací list nebo faktura jsou pak obdobné jako v FMCG světě, ale dochází k otočení rolí, kdy se výrobce stává příjemcem těchto zpráv.

Úspora času i nákladů

K nejrozšířenějším EDI zprávám v logistických procesech patří dlouhodobě zpráva DESADV – elektronický dodací list neboli avízo o odeslání zboží. Jejím prostřednictvím je možné přenášet informaci o SSCC kódu, který je jediným povinným údajem uváděným na logistické etiketě. „Naším cílem je stále rozšiřovat i povědomí o zprávě RECADV – elektronické příjemce, neboť pouze implementací obou zpráv dosáhneme maximální úspory času a nákladů,“ konstatuje Hana Strahlová, manažerka EDI v organizaci GS1 Czech Republic. Jak poznamenává dále, jednou z EDI zpráv, jež v současnosti nachází stále častější využití, je „předpovědní“ zpráva DELFOR – delivery forecast. S její pomocí mohou uživatelé plánovat svou budoucí výrobu, přičemž je značně využívána například u dodavatelů obalových materiálů.

Kvalitní data a sdílení informací na nové úrovni

„Vedle rostoucí penetrace EDI na trhu vidíme také zvyšující se požadavky na rozsah a kvalitu dat. Zrychlování a zesložiťování obchodních operací v poslední době přináší rostoucí nároky na všechny části dodavatelsko-odběratelského řetězce. Roste tím také potřeba rychlé komunikace a nové úrovně sdílení informací s obchodními partnery,“ popisuje David Reichel, solution architect ve společnosti Grit. To je impulsem pro rozšiřování vzájemné komunikace o nové procesy, např. o informaci ohledně dostupnosti zboží, upřesňování dodávek, předáváním informací o tom, co se na které paletě nachází, ve kterém balíku nebo kdy bude zboží doručeno. A poté i předávání informací o skladových zásobách tak, aby se mohl zlepšit forecasting nebo plánování dodávek či výroby.

Požadavek na komplexitu

V rámci čistě logistických procesů je podle Milana Mikuly samozřejmá implementace EDI ve vztahu poskytovatele logistických služeb s jeho zákazníkem. „Zde se očekává možnost komplexního řízení logistických operací, což znamená potřebu implementace celého portfolia EDI zpráv pro řízení komplexních logistických procesů,“ upozorňuje. K těmto zprávám patří například zpráva INSDES – instrukce k dodávce pro řízení dodávek odběratelům – nebo zpráva HANMOV pro řízení speciálních logistických operací, jako je například copacking. „Je zřejmé, že implementace těchto procesů je náročnější než implementace standardních transakčních zpráv, jako je objednávka, dodací list a faktura, a to představuje určitou překážku v rychlém rozšíření EDI v logistických procesech,“ podotýká Milan Mikula.

Jak dozrát k EDI

Lze v obecnějším smyslu říci, proč některý segment nebo firmy do určité velikosti dosud EDI nevyužívají? „Může to být způsobeno jen tím, že ještě nenastal správný čas nebo firma či vertikála ve svém vývoji ještě nedozrála do potřebného stádia. Ale toto nevnímám jako nějakou brzdu či bariéru, je to prostě standardní vývoj,“ objasňuje David Reichel. Při praktickém zavádění EDI ovšem bývají nezřídka překážkou mimo jiné nedotažené procesy, absence standardizace či optimalizace procesů. To lze nicméně podle Davida Reichela chápat i jako příležitost, jelikož firmy, které dozrají do fáze, že uvažují o EDI, digitalizaci a automatizaci, očekávají obvykle změnu, jež povede k úsporám nebo vyšší efektivitě.

„Jedná se o průběžně probíhající proces, kde jsou stále ještě značné rezervy v rozsahu využití EDI,“ poznamenává Milan Mikula s tím, že například u obchodních řetězců lze z důvodu urychlení procesů v řízených skladech očekávat v rámci logistiky výraznější využití paletových dodacích listů s SSCC kódy pro automatický příjem zboží a stejně tak masivnější rozšíření elektronické příjemky – tedy již zmíněné zprávy RECADV. „Zásadní překážkou je zde stále nepřipravenost ERP systémů na práci s SSCC kódy a také nezbytné změny celého procesu vychystání dodávky na straně dodavatele,“ poukazuje na úskalí Milan Mikula. Pro dodávky s menší frekvencí a také pro překlenutí období implementace SSCC kódů do ERP lze vhodně využít rozšířených funkcí webového EDI řešení (WebEDI). Ty umožňují online rozložení zboží na palety, včetně správy číselné řady SSCC kódů i tisku příslušných paletových štítků ve standardizované podobě.

Zásluhou stále rozšířenějších cloudových služeb je navíc EDI dostupné i pro menší a středně velké firmy. Typicky se podle Davida Reichela jedná o EDI, které v dnešní době řeší kromě přenosu elektronických dokladů i jejich další a komplexnější zpracování (právě třeba tisk logistických etiket s SSCC kódy). Případně se realizuje rozšíření o cloudová WMS řešení, jejichž prostřednictvím je možné skladový provoz efektivně spravovat a řídit.

Článek připravil: David Čapek
Ilustrační foto: Prologis