EDI pomáhá zrychlit příjem zboží i další procesy

Automatizované zpracování dat ve standardizovaném formátu je podstatou EDI komunikace. Firmám působícím v různých odvětvích přináší její zavedení řadu výhod, zvlášť při velkých objemech elektronicky přenesených a zpracovaných dokladů. Ačkoli penetrace EDI na trhu roste, přesto existují i překážky, jež dosud jejímu masivnějšímu rozšíření brání.

Přinášíme vám článek z časopisu Systémy Logistiky 205 (květen–červen 2023). Je to ochutnávka originálního obsahu, který najdete každé dva měsíce v tištěném časopisu. Nechodí vám časopis? Registrujte se k odběru a nezmeškejte žádné vydání. Zasílaní je pro uživatele logistických služeb zdarma.

Implementací co nejvyššího počtu EDI zpráv podporovaných obchodními partnery je možné dosáhnout značných úspor jak finančních, tak i časových. Současně lze minimalizovat chybovost a zaručit vysokou míru bezpečnosti při přenosu zpráv. „Není třeba řešit ani legislativní stránku, neboť EDI komunikace je v souladu se všemi daňovými náležitostmi a předpisy,“ zdůrazňuje Hana Strahlová, EDI manažerka v organizaci GS1 Czech Republic. Firmy pak nezřídka zvažují rozšíření stávajícího portfolia EDI zpráv. Aktuálním trendem je podle Hany Strahlové doplňování základního „balíčku“ zpráv ORDERS (objednávka), INVOIC (faktura), DESADV (avízo o odeslání zboží) o zprávy, které pomáhají s plánováním. Sem patří DELFOR (plán dodávek), INVRPT (stav zásob) nebo SLSRPT (přehled prodejů).

V současnosti například výrobci v segmentu FMCG usilují o prohloubení využití EDI v rámci dodavatelského řetězce. „EDI na stranu odběratelů – obchodních řetězců – již mají vybudováno a rutinně jej využívají. Nyní se snaží o implementaci EDI se svými dodavateli a o řízení dodávek prostřednictvím zprávy DELFOR s forecastem, obdobně jako v automotive, kde jsou tyto přístupy standardem,“ potvrzuje Milan Mikula, solution manager ve společnosti Editel CZ.

Nejen náhrada papírových dokladů

Řada firem zavádí EDI z důvodu komplexnosti procesů, do kterých EDI komunikace pozitivním způsobem zasahuje. „Zavedení elektronické výměny dat totiž není jen o náhradě papírového dokladu jeho digitálním originálem, ale také o zrychlení příjmu zboží, automatické likvidaci faktur, omezení dobropisů a podobně. V rámci trendu digitalizace je pak častým motivem také snaha firem skoncovat s papírováním a zefektivnit interní schvalování i oběh faktur,“ vysvětluje David Reichel, solution architect ve společnosti Grit. Právě zmíněné důvody mohou být jednou z hlavních motivací, proč se do EDI komunikace zapojit.

Zrychlování a zesložiťování obchodních operací přináší v poslední době rostoucí nároky na všechny části dodavatelsko-odběratelského řetězce. Roste tím i potřeba rychlé komunikace a nové úrovně sdílení informací s obchodními partnery. „Toto je impulzem pro rozšiřování vzájemné komunikace o nové procesy, například o informaci o dostupnosti zboží, upřesňování dodávek, předáváním informací o tom, co je na které paletě, ve kterém balíku a kdy bude zboží doručeno, předávání informací o skladových zásobách tak, aby se mohl zlepšit forecasting, plánování dodávek či výroby a podobně,“ vyjmenovává David Reichel.

Definice procesů a komplexní přístup

O EDI komunikaci má odborná veřejnost podle GS1 Czech Republic velmi dobré povědomí. Dalšímu rozvoji a rozšíření může nicméně v některých případech bránit skutečnost, že nejsou správně definovány procesy mezi odesílateli a příjemci zpráv. „Je důležitě připomínat, že EDI komunikace není projektem IT oddělení, ale procesem, který zasáhne vždy několik oddělení najednou a definice správného procesu je tak nedílnou součástí každé úspěšné implementace,“ upozorňuje Hana Strahlová.

Většímu rozšíření EDI komunikace nezřídka brání i nízká připravenost informačních systémů pro vnější elektronickou komunikaci. „Například uživatelsky přívětivá implementace elektronické příjemky, tedy zprávy RECADV, je stále problematická, protože v tomto okamžiku – korekce fakturace podle skutečného příjmu zboží – se stále očekává manuální uživatelský vstup, a nikoliv zpracování elektronické zprávy od partnera,“ podotýká Milan Mikula.

Bariérou můžou být rovněž náklady na poplatky za využívání tzv. VAN operátora a podobně i náklady na zavedení a odladění celého procesu. „Pro malý počet dokladů a složitost zavedení EDI do praxe se jednoduše nemusí klientovi zavedení komunikace EDI vyplatit,“ konstatuje Pavel Motan, jednatel společnosti K2 atmitec, s tím, že vedle poplatků za přenos zpráv je občas překážkou i vlastní nastavení procesu jako takového, vyžadující určité technické zázemí a znalosti. Přestože se jedná o rutinní činnost, zpravidla se musí formát zpráv přizpůsobit konkrétnímu partnerovi a celý proces potvrzení je obvykle i časově náročný. „Naopak pokud se jednou proces komunikace přes EDI nastaví, tak již zpravidla běží tak, že vlastně o něm nikdo ve firmě neví a bere se jako samozřejmost,“ poznamenává Pavel Motan. Získají se tak benefity jako rychlost a flexibilita, odpadá přepisování, což přináší úsporu času a omezení chyb i jednoznačnost informací.

Potřeba sdílení dat dál poroste

Situace ohledně rozšíření EDI komunikace je podle Davida Reichela každým rokem lepší. „Pokud ještě daný segment nebo firma do určité velikosti EDI nevyužívá, může to být způsobeno jen tím, že ještě nenastal správný čas nebo firma či vertikála ve svém vývoji ještě nedozrála do potřebného stádia,“ poznamenává.

Možná i zde půjde o oblast, v níž k posunu přispěje dnes často skloňovaná a diskutovaná umělá inteligence (AI). „Realita je taková, že strojové učení se v mnoha oblastech, jako je předpovídání poptávky nebo zpracování nestrukturovaných dokumentů, už dlouhodobě využívá. Byť zatím nemá takový efektivní dopad jako například v oblasti jazykových modelů. Můžeme ale očekávat, že vlivem AI dojde k dalšímu zefektivnění a zrychlování procesů, což vyvolá potřebu ještě většího sdílení dat,“ predikuje David Reichel. Umělá inteligence bude nepochybně hrát významnou roli také v práci technologických společností, což může potřebné technologie učinit dostupnější a pomoci s jejich rychlejší adaptací do konkrétních firem a segmentů.

„EDI míří do dalších odvětví“

O EDI by měla uvažovat každá společnost, která chce maximálně zefektivnit proces zpracování svých dokladů. Využívání EDI komunikace je všeobecně známé především z oblasti retailu, logistiky a automotive. V těchto sektorech se již dávno pevně etablovala. Nyní expanduje do dalších odvětví, kterými jsou například zdravotnictví, průmysl nebo stavebnictví. EDI se v posledních letech mimo jiné uplatňuje u e-shopů, kterým vyhovuje právě díky rychlosti a spolehlivosti při přenosu zpráv.

Hana Strahlová, EDI manažerka, GS1 Czech Republic

„Kombinace s procesy v reálném čase“

V některých nových segmentech se jako zajímavý a určitým způsobem inovativní přístup ukazuje rozšíření EDI a jeho kombinace s přímým spojením systémů v reálném čase, kdy některé procesy probíhají v reálném čase (například dotazování na skladovou zásobu nebo rezervace zboží) a další pak pomocí EDI (např. sdílení informací o dodávce, fakturace a podobně). Zajímavým tématem, které řešíme v EDI komunitě, je pak způsob zjednodušení zasílání a zpracování opravných daňových dokladů. Zpracování běžných zbožových faktur totiž díky EDI může fungovat zcela automaticky a lze dosáhnout vysoké efektivity, vedle toho dobropisy jsou využívány méně a vidíme zde prostor pro zlepšení.

David Reichel, solution architect, Grit

Článek připravil: David Čapek
Hlavní foto: Geis CZ