Albert motivuje své dodavatele, aby účetní doklady posílali elektronicky

Pestřejší nabídku zboží, více lokálních produktů a o dva miliony ročně nižší náklady na účetnictví. To vše získal maloobchodní řetězec Albert díky novému Albert portálu. Jednoduché webové aplikaci, která odbourává nutnost posílání papírových účetních dokladů a umožňuje, aby do řetězce snadno dodávali své zboží i nejmenší dodavatelé. Portál vyvinula brněnská společnost Grit a i díky němu dnes 99,56 % dodavatelů komunikuje s Albertem bezpapírově.

„Naším účetnictvím ročně projdou miliony účetních dokladů, jenom s pekárnami si jich vyměníme klidně sto tisíc měsíčně. Při takovém objemu extrémně roste riziko lidských chyb při zpracování objednávek, dodacích listů nebo faktur. S největšími dodavateli si proto už od roku 2002 vyměňujeme účetní doklady přes EDI, což je řešení pro bezpapírovou účetní komunikaci. Dnes už ale zapojujeme také menší dodavatele, se společností Grit jsme pro ně vyvinuli bezplatné EDI řešení Albert portál. Jediné, co teď dodavatelé k bezpapírové komunikaci s námi potřebují, je přístup k internetu. Veškeré náklady na provoz portálu neseme my,“ říká manažer společnosti Albert Petr Beran.

Jednoduché řešení, žádné náklady pro dodavatele

Albert portál využívá prozatím necelá stovka dodavatelů, kteří si za květen s řetězcem vyměnili 1300 faktur. I když jde o zlomek z celkového počtu účetních dokladů, řetězec díky portálu ušetří jednotky milionů korun ročně na účetnictví.

V praxi to funguje tak, že jakmile se Albert s dodavatelem domluví na spolupráci, vyřeší zároveň i způsob výměny dokladů. Pokud dodavatel EDI doposud nevyužívá a má o něj zájem, zaplatí si vlastního poskytovatele nebo využije Albert portál zdarma.

„Portál nám v zásadě otevřel dveře do prodejen Albert. Je to jednoduchý a přehledný systém, který nám ušetřil náklady na pořízení vlastního řešení pro elektronickou výměnu účetních dokladů. Prozatím dodáváme do osmi prodejen na jižní Moravě a na Zlínsku, takže ve srovnání s velkoobchody generujeme méně faktur a standardní EDI řešení by pro nás bylo příliš nákladné. Vnímáme to ze strany řetězce jako příjemné rozšíření dostupných možností,“ říká manažer distribuce Michal Tomek z Czech Craft Beers, který Albertu dodává piva z pivovarů Moravia a Lucky Bastard.

Rychlá a automatická komunikace nebo podrobný přehled

Výhodou EDI je rychlá a automatická komunikace nebo podrobný přehled o všech objednávkách, fakturách a dalších dokladech včetně jejich historie na obou stranách. Jediným omezením Albert portálu je, že přes něj drobní dodavatelé pochopitelně nemohou komunikovat s jinými odběrateli – pokud chtějí dodávat do dalších řetězců, musí s nimi výměnu dokladů vyřešit jinak.

„Albert portál je šitý na míru malým dodavatelům, kterým stačí bezpapírová výměna účetních dokladů pouze s Albertem. Je to jednoduché internetové rozhraní, které bych přirovnal k e-mailu. V internetovém prohlížeči si dodavatelé otevřou portál, přihlásí se a fakturují nebo řeší objednávky. Nic neinstalují, nepotřebují žádný software nebo službu. Zároveň nic neplatí, veškeré náklady nese Albert,“ popisuje fungování Albert portálu business development manager Gritu David Reichel.

V maloobchodu EDI u většiny řetězců standardem

V maloobchodu s potravinami je dnes EDI u většiny řetězců standardem. Pokud se tedy drobní dodavatelé časem rozhodnou přejít z Albert portálu na placené EDI řešení, otevře se jim cesta i do dalších obchodů. Například díky řešení Orion od společnosti Grit pak mohou EDI integrovat přímo do svého podnikového systému a výměnu dokladů dále automatizovat. Přechod z Albert portálu je přitom jednoduchý, rozhraní systému je téměř shodné a zůstanou v něm všechny doklady, které si dodavatel s řetězci doposud vyměnili.