Zásobování prodejen společnosti AHOLD Retail Slovakia ovocem a zeleninou probíhalo mnoho let na lokální úrovni od místních dodavatelů. Ačkoliv to byl logický postup, praxe poukázala na několik závažných nedostatků. Šlo zejména o nízkou servisní úroveň, kterou prodejnám byli schopni poskytnout lokální dodavatelé. Potíže také byly s kvalitou zboží, která nemohla být dostatečně systémově kontrolována.
Bylo proto zvažováno dlouhodobé řešení situace. V úvahu přicházely v podstatě tři řešení: významně změnit systém práce s lokálními dodavateli (pravděpodobně nedostatečně efektivní), zajistit centrálního externího poskytovatele sortimentu ovoce a zeleniny (přineslo by to nemalé zvýšení nákupní ceny) anebo zvolit jiného centrálního dodavatele v rámci skupiny Ahold (nutnost dovážet ze zahraničí). Klíčovým hlediskem v rozhodování byly zejména kvalita zboží a náklady na systém. Nakonec bylo rozhodnuto ve prospěch třetí varianty. Argumentem se stal vstup České republiky i Slovenska do Evropské unie, což zjednodušilo přeshraniční legislativu. Moderní sklad společnosti AHOLD Czech Republic přitom leží jen 80 km od slovenských hranic, a sice v Olomouci. Provedené volbě nahrával i fakt, že Ahold využívá jak v Česku, tak i na Slovensku příbuzné systémy, a sice G.O.L.D., které jsou navíc podporovány na jednom místě.
Ke spolupráci byla přizvána ostravská společnost U & SLUNO, jež je v České republice, na Slovensku i v dalších zemích distributorem a implementátorem systému G.O.L.D. (vyvíjen finsko-francouzskou společností Aldata Solution). Přestože na obou stranách hranice využívá Ahold stejný systém, bylo nutné vyvinout rozhraní spolu s příslušnými aplikačními částmi. Jiří Šimpach, který byl ze strany společnosti U & SLUNO odpovědný za projekt, k tomu uvádí: „Z právního hlediska jsou AHOLD Retail Slovakia a AHOLD Czech Republic dva odlišné právní subjekty. Z tohoto pohledu má každý subjekt svůj nezávislý informační systém, který je provázán s autonomním účetním systémem. Využívané systémy do sebe nebyly nijak integrované.“
Uživatelé museli mít možnost pracovat v systému standardním způsobem
Cílem projektu tak bylo vytvořit B2B propojení systémů, které by umožnilo řešit přeshraniční dodávky mezi společnostmi v rámci Ahold Central Europe, tj. AHOLD Czech Republic, AHOLD Retail Slovakia. (V počáteční fázi bylo do projektu zahrnuto i AHOLD Polska. Polská síť prodejen však byla posléze prodána jinému řetězci.) Zásadním požadavkem bylo, aby dílčí uživatel (nákupčí, vedoucí prodejny, skladník) pracoval v informačním systému při řízení zásobování ovocem a zeleninou stejným způsobem jako s jinými sortimentními kategoriemi a dodavateli. Týkalo se to objednávání na straně prodejen a re-expedice a zpracovávání na straně distribučního centra, zpracovávání reklamací atd.
Z pohledu IT byl projekt realizován jako významná lokální modifikace systému G.O.L.D. Central s drobnými změnami, například úpravy reportů s náležitostmi příhraničních dokladů, v systému distribučního centra – G.O.L.D. Stock. Projekt dostal jméno XBI (Cross-Border Interface).
Systém automaticky konvertuje identifikátory
V rámci vývojové fáze byl navržen procesní model zahrnující potřebné operace i logiku automatické konverze identifikačních kódů (ID zboží, ID dodavatele, ID prodejen). Vývojová fáze projektu probíhala na základě diskusí s odděleními zapojenými do projektu. Složitější jednání se objevily při akceptaci XBI finančním oddělením Aholdu. Projekt měl totiž kvůli přeshraniční spolupráci významné dopady na různé ekonomické ukazatele firmy, ale také na způsob účtování a finančního řízení. „V podobně rozsáhlých projektech je třeba intenzivně zapojit všechna oddělení, na něž může mít projekt dopad, aby měly možnost formulovat svoje požadavky a následně připomínkovat naše odpovědi,“ zdůrazňuje Jiří Šimpach. Skutečný „zákazník“ tohoto projektu, tedy slovenské prodejny a olomoucké distribuční centrum, vnímaly projekt jako úspěšný a mohly využívat jeho přínosy od samého počátku.
Samotná implementace probíhala postupně v průběhu několika měsíců od přelomu let 2005/2006. Začalo se s procesem objednávání, pokračovalo se s generováním dodacího listu, respektive automatického příjmu na straně SK prodejny. Poté přišlo na řadu generování faktury a poslední integrovanou funkcionalitou bylo generování vratky a dobropisu.
Systém řeší vytvoření objednávky na prodejně, zpracování objednávky v moravském DC, expedici z DC, příjem zboží v prodejně, vrácení zboží, neuznání nebo uznání vráceného zboží v DC a také fakturaci z Česka na Slovensko. Zcela automaticky dochází k „překladu“ statických dat, zejména identifikátorů zboží, prodejen a dodavatelů. V rámci dynamických dat zahrnuje projekt rozhraní pro přenos objednávek a dalších formulářů mezi oběma systémy.
Systém lze uplatnit na veškerý sortiment
Systém XBI propojil dva autonomní systémy tak, že uživatel pracuje standardním způsobem a nevnímá, že jde o propojení dvou cizích systémů dvou různých zemí s dvěma různými legislativními systémy, které kladou různé nároky na daňové pásma, na způsoby účtování, oceňování atd. „Je to věc, kterou na celém projektu nejvíce oceňujeme,“ hodnotí Dušan Padevět, business konzultant a projektový manažer ze společnosti AHOLD Czech Republic. „Podařilo se nám navrhnout model, který bezezbytku splnil náš základní požadavek v zadání, aby zbožový tok a komunikační kanály byly stejné jako u jiných sortimentních skupin. Slovenská prodejna vnímá distribuční centrum v zahraničí jako běžného dodavatele. Na skladu zase vidí jen standardního zákazníka – prodejnu – a nemusí řešit, jestli jde o obchod v Brně nebo třeba v Košicích.“
Přestože původní zadání sledovalo optimalizaci v oblasti dodávek ovoce a zeleniny, systém lze uplatnit pro veškerý sortiment. Již došlo k jeho použití na část sortimentu masa, v současné době slouží pro dodávky výrobků prodávaných pod privátními značkami společnosti Ahold. Dalším možným rozšířením jsou libovolné přeshraniční dodávky, do nichž může být zapojeno více firem. Jedna firma (jeden informační systém) přitom může být v roli jak XBI zákazníka (objednavatele), tak i v roli XBI dodavatele.
Fakta
XBI
aneb Cross-Border Interface slouží pro B2B propojení systémů, které řeší přeshraniční dodávky mezi společnostmi v rámci Ahold Central Europe.
25
prodejen Ahold Retail Slovakia využívá XBI pro dodávky ovoce-zeleniny a dalšího vybraného sortimentu. Jde o přibližně 175 dodávek týdně pro všechny slovenské prodejny.