Těžištěm činnosti společnosti MEDICA FILTER je výroba jednorázového zdravotnického materiálu (ústenky, roušky, pláště) a operačních setů. Firma rovněž zajišťuje kompletní vybavení zdravotnických zařízení a operačních sálů zdravotnickým materiálem a zdravotnickou konfekcí. V oblasti výroby zdravotnické konfekce poskytuje svým zákazníkům nadstandardní služby v možnosti přizpůsobení nabízených oděvů.
V souvislosti s nárůstem výroby a rozšiřováním sortimentu začalo být dřívější pokrytí informačních toků nevyhovující a způsobovalo řadu rozličných problémů. „Kvůli našemu výrobnímu sortimentu a odlišnosti produktových řad a charakteru výroby jsme se v minulosti obtížně vyrovnávali s potřebou objektivní a přehledné evidence všeho druhu,“ uvádí Karel Oldřich, jednatel a vlastník společnosti MEDICA FILTER.
Problémem byla duplicita činností a nekompatibilita číselníků odběratelů
Jednotlivé agendy byly řešeny dílčími softwarovými produkty (MTZ, odbyt, sklad polotovarů, výrobní protokoly, zahraniční i domácí objednávky atd.). To generovalo existenci duplicitních firemních činností. Jednotlivé číselníky odběratelů a dodavatelů v dílčích SW byly navzájem nekompatibilní. Plánování výroby a nákup materiálu probíhal v podstatě bez podpory informačního systému.
Řešení tak bylo jediné: implementace kvalitního podnikového informačního systému, který by pokryl potřebné informační toky napříč celým závodem. Firma si proto vypracovala seznam požadavků. Základním úkolem se přirozeně stalo pokrytí dílčích činností jednotným komplexním IS. To mělo přinést komplexní přehled o obchodních případech a o stavu rozpracovanosti výrobní zakázky díky rychlému a přehlednému přístupu k informacím. Využití komplexního IS mělo podniku ve výsledku přinést například snížení chybovosti při zadávání do výroby či zkrácení dodacích lhůt.
Jako dodavatele informačního systému si firma vybrala společnost NALCOM, která je dlouholetým dodavatelem řešení informačních systémů pro výrobní společnosti. Mohla se tak rozeběhnout přípravná fáze a postupná implementace jednotlivých modulů systému IS KARAT společnosti KARAT Software.
Systém klasifikace zásob a skladových karet musel být přehodnocen
Oblast skladování a logistiky přišla na řadu hned zpočátku. Mezi klíčovými faktory ovlivňujícími činnost podniku byl identifikován velký počet vyráběných typů zboží a zároveň velký počet skladových položek. Zohledněna musela být také rozdílnost typů výroby – bavlněná konfekce, jednorázový materiál a zakázková výroba. Proto byla vytvořena zcela nová pravidla pro klasifikaci zásob, která umožňují rychlou orientaci ve velkém množství skladových karet. Karty jsou zatřiďovány do skupin vytvářejících hierarchický strom skupin nomenklatur. Při tvorbě materiálových skupin nomenklatur přitom musela být zohledněna specifika zakázkové výroby konfekce. Tvorba skladových karet klade důraz na jednoduchost kódu skladové karty pro koncového uživatele.
„Systém pokrývá zakázkovou výrobu i výrobu na sklad. Sklad hotových výrobků je současně expedičním skladem. Výrobky zakázkové výroby jsou na skladu identifikovány číslem zakázky,“ vysvětluje Aleš Vokatý, ředitel společnosti NALCOM. „Výrobky převáděné z výroby na sklad jsou k dispozici pro okamžité vykrývání přijatých objednávek.“
Implementace v oblasti řízení zásob byla zaměřena na plynulé zajištění výroby materiálem, které v případě společnosti MEDICA FILTER spočívá především ve včasném objednávání materiálu.
Výrobní zakázky jsou generovány z přijaté objednávky
Každý obchodní případ je zadán přímo do systému nebo je importován z excelového souboru objednávky pořízené přímo v terénu u zákazníka. Zadání položky má svá definovaná pravidla, jež pracovníka obchodu nutí zadat všechny údaje nezbytné pro další bezchybné zpracování obchodního případu. Systém je tak v zadávání položek obchodního případu jednotný a zajišťuje jednoznačnost a přehlednost informací. Tento přístup je důležitý především pro obchodní případy na zakázkovou zdravotnickou konfekci, které obsahují řadu specifických požadavků zákazníka. Z přijaté objednávky jsou pak generovány výrobní zakázky. Systém sleduje veškeré vazby v rámci výrobně-obchodního procesu. Pracovník obchodu má k dispozici komplexní informace o stavu zakázky (výrobní i obchodní).
Výrobní zakázky vznikají generováním z přijatých objednávek (vnějších i interních). Výrobní zakázky na jednorázové výrobky kopírují položky přijatých objednávek. Pro objednávky na bavlněnou konfekci je generována jedna výrobní zakázka s výrobními příkazy na jednotlivé položky objednávky. Zakázky na jednorázové výrobky, které vznikají z interních objednávek, jsou plánovány v optimálních dávkách (jedná se o výrobu na sklad). Naplánováním výrobní zakázky se automaticky generují materiálové požadavky na materiál a polotovary. (Polotovary jsou v převážné většině případů vyráběny v optimálních dávkách vyjma polotovarů pro operační sety, které jsou vyráběny přímo na zakázku.)
Od svého vzniku procházejí výrobní zakázky několika stavy (nová, zaplánovaná, uvolněná do výroby, dokončená), přičemž výrobní zakázky na bavlněnou konfekci procházejí ještě stavem přípravy střihu, který následuje za naplánováním výrobní zakázky.
Spotřeba materiálu výrobou je sledována automaticky
Materiálové požadavky z výroby jsou zpracovávány oddělením zásobování do nákupních objednávek. Důležité jsou informace o barvě a šířce materiálu (tkané a netkané textilie). Systém poskytuje informace o stavu nákupní objednávky. Materiály jsou do výroby převáděny na základě termínu stanoveného ve výrobní zakázce. Postupně byla vytvořena datová základna pro kmenovou dokumentaci jednorázových výrobků a bavlněné konfekce, která představuje kusovníky finálních výrobků a polotovarů včetně jejich verzí. Kusovníky obsahují současně materiálovou i výkonovou normu. Do kmenové datové základny se promítá řada dalších parametrů specifických pro bavlněnou výrobu (barvy, typ materiálu, přídavky materiálu apod.).
Sledování spotřeby materiálu je prováděno automatickým generováním listů spotřeby na základě vyplněné skutečné spotřeby materiálu (evidence šarží a barev materiálů). Spotřeba materiálu a odvedená výroba se promítá zpět do výrobní zakázky. Hotové výrobky jsou přijímány přímo na sklad hotové výroby nebo jdou na sterilizaci a následně jsou jako sterilizované přijaty na sklad. Tento proces je řízen přes evidenci kooperací.
Ve výrobě probíhá hlášení jednotlivých operací, které se okamžitě promítá do výrobních zakázek. Hlášení operací poskytuje podklady k hodnocení zaměstnance (informace jsou podkladem pro výplatu zaměstnance) a současně slouží k vyhodnocování norem.
Cena vlastních nákladů a prodejní cena jsou kalkulovány v modulu kalkulace. Systém umožňuje také simulaci výpočtu vlastních nákladů a prodejní ceny na základě zvoleného simulačního ceníku a definovaných parametrů kalkulace.
Systém přinesl objektivní informace o všech procesech ve firmě
Sjednocení roztříštěných agend do jednotného informačního systému přineslo díky vzájemné provázanosti modulů odpovědným pracovníkům informace, které předchozí způsob zpracování neposkytoval. Systém zároveň jednoznačně definuje přístupy k datům a tím i odpovědnost za zpracovávaná data.
Hlavní přínosy implementovaného systému shrnuje Karel Voldřich: „IS KARAT spolehlivě řeší naše potřeby. Jeho hlavní přednosti spatřuji v tom, že vnesl jednotný systém do všech firemních činností. Poskytuje objektivní informace kdekoliv na pomyslné ose firemních činností nákup – výroba – prodej a zabraňuje opakovanému provádění administrativních úkonů v podnikové agendě. Zároveň je univerzální ve schopnosti podchytit jak sériovou, tak zakázkovou výrobu a umožňuje dokonalejší plánování a řízení zásob.“
Nový způsob zadávání objednávek jasnou a jednoznačnou specifikací jeho požadavků významně snížil chybovost při zadání požadavků zákazníka. V oblasti zásob došlo ke zprůhlednění toku materiálu – existuje jasný a přesný přehled o disponibilních zásobách na jednotlivých skladech.
Kompletní přehled o celkových materiálových požadavcích na výrobu a o stavu nákupních objednávek zefektivňuje nákup materiálu a oproti původnímu řešení přinesl významné snížení zásob. „Celý proces implementace navíc příznivě ovlivnila předchozí zkušenost společnosti NALCOM s průmyslovou výrobou a její cit pro potřeby výrobního podniku,“ doplňuje Karel Voldřich.