Pět a jedna rada, jak se nespálit při výběru dodavatele WMS

Více než polovina firem zahrnutých do studie Trendy v české logistice 2020, kterou realizoval spolek SKLAD, se chystá v letošním roce investovat do WMS (warehouse management system), tedy do systému řízení skladu. Většina z nich plánuje spolupracovat s externí společností, ale jen 51 % je s dodavateli v této oblasti spokojeno. Přitom souhra obou stran je pro úspěch celého projektu klíčová. Jak se při výběru dodavatele nespálit?

První rada: Dívejte se na svůj projekt očima vizionáře

WMS je páteřní systém logistiky, oboru, který v posledních letech prochází dramatickým vývojem. Nemluvíme jen o digitalizaci logistických procesů. Řeč je především o postupující automatizaci a robotizaci. I když zrovna nestavíte sklad na zelené louce, můžete uvažovat o přínosech nových technologií.

Projekty, které se týkají zavádění nebo úprav WMS, by proto neměly řešit jen aktuální situaci, ale měly by brát v potaz i rozvoj, který budete ve skladu řešit za rok, za pět nebo i za deset let. Poptávejte silný a robustní nástroj, který dokáže z pozice systémového integrátora napojit a řídit technologie různých výrobců, propojit se s dalšími systémy ve společnosti a připravit logiku skladu pro veškeré procesy.

„Komplexní projekty s prvky automatizace nebo dokonce plně automatizované sklady znamenají pro Warehouse Management System zcela nový úkol – připravit algoritmus zkrátka na všechno. Tam, kde si člověk intuitivně poradí, musí mít systém jasně definovaný postup,“ uvádí Karel Šprojcar, JK Logistika.

Druhá rada: Hledejte partnera, ne dodavatele

Nehledejte dodavatele řešení. Hledejte někoho, kdo bude nad projektem přemýšlet s vámi, aktivně navrhovat zlepšení a korigovat vaše představy. Strategického a dlouhodobého partnera, díky kterému se stanete úspěšnými vy i váš projekt.

Ptejte se, jaké má dodavatel zkušenosti, chtějte portfolio případových studií, poproste o referenční návštěvu. Zajímejte se o to, jaký tým má pro vás dodavatel k dispozici, a zjistěte, zda a jak investuje do svého rozvoje. Zamýšlejte se nad tím, zda s vámi udrží tempo i v dalších letech.

„Robustní řešení, které dokáže uřídit automatizační technologie, je obvykle výsledkem spolupráce více odborníků na naší straně. Doporučil bych, aby se zákazníci u dodavatele ptali i na zastupitelnost a roli konkrétních specialistů v dodavatelském týmu. Komplexní projekty nemohou být one man show. Bavíme se o několikanásobné kapacitní i znalostní náročnosti oproti implementaci pouze standardního WMS,“ říká Rostislav Schwob, Aimtec.

Další doporučení: Dobře promyslete návratnost

Podle studie zmíněné v úvodu je cena, respektive návratnost projektu hlavním kritériem pro rozhodování o dodavateli WMS. Abyste dokázali vybrat vhodné řešení a projekt následně správně vyhodnotili, je jistě zásadní popsat a vyčíslit jeho přínosy. Některé jsou zřejmé – úspora pracovní síly a její přesun ke kvalifikovanějším činnostem, zrychlení práce, finanční úspory dané snížením chybovosti nebo efektivnějším využitím prostoru.

Byla by ale chyba zaměřit se výhradně na tento ukazatel. Další benefity totiž nemusí být tak snadno vyčíslitelné, přesto je nesmíte opomenout. Jde například o získání kvalitních dat (pro plánování nebo optimalizaci), transparentní nastavení skladových procesů nebo usnadnění práce – a s tím souvisí také nižší fluktuace zaměstnanců.

„Stále více se ukazuje, že některé přínosy jednoduše vyčíslit téměř nelze, přesto jsou úplně zásadní. Zvláště velké projekty automatizace skladu jsou totiž především strategickou investicí do dlouhodobé konkurenceschopnosti firmy. Tím se liší od menších projektů, které mají za cíl řešit aktuální správné fungování určitých skladových procesů,“ konstatuje Libor Mihalka, LogTech.

Čtvrté doporučení: Dívejte se i za hranici aktuálního projektu

Chtějte svou autonomii v rámci práce s vybraným systémem. Máte před sebou rozsáhlý a relativně drahý projekt, jehož fungování je načrtnuté minimálně na příštích deset let. Možnost vlastních úprav a konfigurovatelnost systému je oblast, která vám může dát velkou svobodu a ušetřit nejen čas, ale hlavně peníze.

Zajímejte se tedy, jak pružný je vybraný systém a jakou míru úprav vám dodavatel umožní. Pouze kosmetické změny vám stačit nebudou, potřebujete nástroj, kde si jednotlivé procesy přizpůsobíte na míru potřebám svého rozvoje. Vybudujte interní tým specialistů a chtějte systém, který si budete schopni flexibilně dolaďovat sami. Díky tomu nebudete muset s každým drobným požadavkem procházet zdlouhavý a po všech stránkách náročný proces definice, zadávání, schvalování, nacenění, odsouhlasování, testování…

Zkrátka mějte stále na paměti, že nasazením systému práce na něm (a tím i vaše spolupráce) nekončí.

Poslechněte si příběhy firem, které se už do konfigurace systému pustily.

Pátá rada: Sáhněte si do svědomí

Je dobře, že hledáte perfektního dodavatele. Jak se ale dobře připravit na svůj díl odpovědnosti za úspěch projektu?

• Zpřesněte svá očekávání. Časový rámec, interní kapacity, kritické funkčnosti, ale i definování oblastí, bez kterých se (zatím) obejdete. Je dobré si vše promyslet předem. Když budete vědět, co u partnera pro projekt hledáte, snáze najdete toho správného.
• Alokujte nejen peníze, ale i schopný tým a jeho čas. Aby byl projekt úspěšný, je třeba kromě peněz „dát na stůl“ i čas a kompetence celého týmu. Úpravy WMS nejsou vhodné jako „vedlejšák“.
• Nedejte na dojmy, sbírejte a vyhodnocujte data. Nebo s tím alespoň začněte. S tím vám moderní warehouse management system ostatně také dokáže pomoci.

…a nakonec? Nezapomeňte na chemii!

Vztah mezi zákazníkem a dodavatelem je ve výsledku vztah jako každý jiný. Musíte si „sednout“. Proto by mezi vámi měla panovat otevřenost, upřímnost a důvěra, že vám vybraný partner pomůže vyrůst.

Proč jsou některé projekty zavádění WMS neúspěšné? Přečtěte si o tom zde.

Chystáte se rovnou na automatizační projekt? Bez čeho ho nerozjedete, najdete zde.