Pokročilé systémy pro řízení skladu se stále více nasazují nejen v případě rozsáhlých logistických provozů, ale i těch středních a menších. Na co je při výběru WMS (Warehouse Management System) vhodné se soustředit, aby přínosy řešení byly optimálně využity?
Přinášíme vám článek z aktuálního vydání časopisu Systémy Logistiky 213 (září–říjen 2024). Je to ochutnávka originálního obsahu, který najdete každé dva měsíce v tištěném časopise. Nechodí vám časopis? Registrujte se k odběru a nezmeškejte žádné vydání. Zasílaní je pro uživatele logistických služeb zdarma.
K zásadním úkolům v daném ohledu patří, aby firma jasně definovala své potřeby a očekávání. „Je důležité zvážit, jaké konkrétní cíle chce firma pomocí WMS dosáhnout, například zefektivnění skladových operací, snížení chybovosti nebo lepší přehled o zásobách v reálném čase. To pomůže zúžit výběr a najít řešení, které bude nejlépe odpovídat potřebám podniku,“ vysvětluje Vojtěch Tomáško, sales consultant společnosti Grit. Svou roli pochopitelně sehrává i fakt, zda firma již nějaký WMS používala, nebo zda jde o první implementaci.
Podstatné je podle Petra Šmidlíka, head of IT ve společnosti Yusen Logistics (Czech), rovněž zhodnotit, jestli systém zvládá správu zásob, sledování produktů, řízení příjmu zboží, expedici, vychystávání, případně i zpětnou logistiku a další specifické skladové operace. „Dále je velmi důležitá modularita a škálovatelnost. Mělo by být možné přidávat nebo upravovat funkce podle budoucího růstu nebo změn sortimentu ve skladových procesech, a tedy i v podnikání,“ konstatuje Petr Šmidlík. Systém by měl být dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobil změnám v počtu zásob a objemu operací a také se bezproblémově integroval s ostatními informačními systémy ve firmě, jako je ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) a další software pro řízení firemních procesů.
Důležitou roli hraje i uživatelská přívětivost WMS, tedy snadné a intuitivní používání. Zároveň by mělo být možné rychlé a efektivní zaškolení zaměstnanců, aby byla minimalizována doba jejich adaptace. Firmy by měly při výběru systému zohlednit i míru automatizace, kterou WMS podporuje. Například využití RFID, čárových kódů, hlasového ovládání nebo integraci s roboty a autonomními vozíky pro zvýšení efektivity a přesnosti procesů. Z hlediska IT je zapotřebí klást důraz na bezpečnost a ochranu firemních dat. „Systém by měl zajistit bezpečnost dat a ochranu před kybernetickými útoky, pokud je provozován v cloudovém prostředí. Skladová data jsou citlivá a jakýkoli výpadek nebo ztráta dat může mít vážné důsledky pro provoz,“ upozorňuje Petr Šmidlík.
„Správný WMS dává k dispozici manažerská i operativní data pro rozhodování. Tedy ujistěte se, že má reporty pro řízení skladu, procesů a logistiky, ale také například dashboardy ve skladech, díky kterým se lidé lépe zorganizují na pracovištích,“ poznamenává Lukáš Richtár, obchodní ředitel společnosti Kvados Group. Pro správné řízení intralogistiky jsou podle něj nezbytné i podklady pro odměňování pracovníků na základě jejich výkonů či chybovosti, jež systém zaznamenává.
Zapojení uživatelů a testování
V čem firmy při nasazení a provozu WMS nezřídka dělají chyby a jak se jich mají vyvarovat? Stává se například, že podcení přípravu a nealokují dostatek zdrojů, zejména času a kvalifikovaného personálu. „Implementace WMS bez zapojení klíčových uživatelů již od počátku projektu často vede k tomu, že systém neodpovídá reálným potřebám provozu. Klíčové je tedy zapojit nejenom manažery, ale i ty, kdo budou s WMS denně pracovat, již od počátku projektu,“ zdůrazňuje Vojtěch Syrovátko, manažer realizace sekce Private ve společnosti ICZ.
Pro zvětšení vždy klikejte do obrázku
Další poměrně obvyklou chybou je nedostatečné testování systému před jeho ostrým nasazením, což může vést k neefektivnímu fungování. „Bez důkladného testování na reálných provozních scénářích je riziko, že se během ostrého provozu objeví problémy, které mohly být odhaleny předem. Pravidelné testování a simulace provozu pomohou předejít těmto chybám a zajistí hladký chod systému po nasazení,“ dodává Vojtěch Syrovátko.
Problémem může být i skutečnost, že některé firmy v tomto směru neuvažují komplexně. „WMS často vyžaduje integraci s dalšími systémy (zejména ERP), což firmy někdy opomíjejí, stejně jako důležitost customizace a úpravy procesů. Snaha přizpůsobit nový systém zastaralým procesům může vést ke zvýšeným nákladům a neefektivnosti,“ podotýká Vojtěch Tomáško. A doplňuje, že moderní WMS v řadě případů přináší know-how, které může pomoci optimalizovat firemní procesy, a je důležité být otevřený změnám.
Nároky na dodavatele systému
Významné je v neposlední řadě i to, aby dodavatel WMS poskytoval kvalitní zákaznickou podporu, pravidelné aktualizace systému a rychlé reakce na rozličné problémy či požadavky. „Rozhodně se při výběru vyplatí podívat na reference od jiných firem, které daný systém používají, a zhodnotit zpětnou vazbu ohledně jejich zkušeností s implementací a provozem,“ doporučuje Petr Šmidlík.
Při výběru dodavatele si firmy podle Lukáše Richtára mohou položit a zodpovědět sadu otázek. Například: Je potenciální dodavatel přímým „výrobcem“ WMS a dokáže ovlivnit budoucnost produktu, nebo je implementátorem cizího řešení s omezenými možnostmi? Jak velké má dodavatel personální zázemí pro WMS, tedy především zázemí produktového, projektového a vývojového týmu? Kolik obdobných projektů dodavatel realizuje a jak rychle se software rozvíjí a zohledňuje aktuální i budoucí trendy? Udržuje dodavatel dokumentaci, návody, poskytuje jako součást dodávky školení, má také servisní linku a garantuje reakční časy?
„Systém odpovídající specifickým požadavkům“
Při výběru WMS by firmy měly začít důkladnou analýzou svých potřeb a procesů, aby zajistily, že systém bude odpovídat jejich specifickým požadavkům. Důležité je rovněž zohlednit zkušenosti a reference poskytovatele, aby byl zajištěn spolehlivý servis a dlouhodobá podpora. U nákladů je nezbytné porovnávat nejenom cenu za pořízení systému, ale také náklady na údržbu, školení a případné aktualizace, v čemž často bývá značný rozdíl. Klíčová je i schopnost WMS integrovat se s ostatními systémy pro řízení skladového provozu a zároveň podnikatelskými systémy, což zajišťuje efektivní výměnu dat a minimalizuje chyby. Firmy by dále měly zvolit modulární a škálovatelný systém, který se dokáže přizpůsobit růstu firmy a novým technologickým požadavkům, přičemž důraz by měl být kladen také na uživatelskou přívětivost systému.
Vojtěch Syrovátko, manažer realizace sekce Private, ICZ
„Při výběru WMS věnujte pozornost detailnímu zadání“
Jednou z nejčastějších chyb je nedostatečné nebo žádné zadání pro výběrové řízení. Pak se lze v porovnání jednotlivých dodavatelů těžko zorientovat. Zažil jsem situaci, kdy zákazník posuzoval deset dodavatelů WMS a rozptyl ceny byl mezi dodavateli desetinásobný. Potom je výběr dlouhý a plánovaný čas se krátí. Většinou se koncový termín nájezdu neposouvá, jen se zkrátí čas, za který zákazník pak požaduje s vybraným partnerem WMS realizovat. Pokud zákazník požadavky nedokáže definovat, logistické poradenské společnosti dokážou s organizací takového výběru pomoci.
Lukáš Richtár, obchodní ředitel, Kvados Group
Článek připravil: David Čapek
Úvodní foto: Yusen
