EDI pomáhá k efektivnímu zpracování velkého množství dokladů
Objednávky, dodací listy nebo faktury. Právě tyto doklady ve strukturované elektronické formě si prostřednictvím EDI komunikace nejčastěji vyměňují odběratelé, například e-shopy nebo retailové řetězce, se svými dodavateli. Nasazení EDI je vhodné zejména u společností, které zpracovávají velké množství dokladů. A zároveň platí, že při zapojení co nejvíce firem do této standardizované elektronické výměny dat se benefity EDI komunikace maximalizují.
O nasazení EDI komunikace mohou v zásadě uvažovat všechny firmy, které vnímají, že proces zpracování dokladů u nich má rezervy, například z hlediska chybovosti, pomalosti a nepružnosti či přemíry „manuální“ práce s doklady. Celý tento proces je díky EDI možné zpřesnit, zrychlit a zpřehlednit. V dnešní době kybernetických hrozeb je významnou devízou i skutečnost, že EDI představuje bezpečné prostředí pro přenos citlivých dat obchodního charakteru.
Provázané obchodní a logistické procesy
„EDI komunikace je výhodná všude tam, kde existuje pravidelný obchodní vztah a s ním související výměna dokladů mezi odběrateli a jejich dodavateli. Úmyslně uvádím množné číslo, neboť čím je v daném prostředí podobných odběratelů více a čím více mají dodavatelů, tím je EDI komunikace smysluplnější,“ vysvětluje David Reichel, solution architect ve společnosti Grit. Z hlediska procesů jdou spolu ruku v ruce obchod (nákup, prodej, fakturace) a logistika (avizování dodávek, rychlejší a přesnější příjem zboží).
EDI je vhodné především pro firmy, které mají hodně dokladů a standardizované výrobky či zboží. Firma, která vystavuje doklady vždy za různé služby (plnění je vždy unikátní), EDI nevyužije. Podobně pak EDI nedocení firmy, které měsíčně zpracují jednotky či desítky dokladů. Jakmile jde ale měsíční počet zpracovaných dokladů do stovek, jsou úvahy o EDI na místě.
Správný formát, přenos a správa včetně archivace
Každé EDI řešení by mělo zajišťovat tři hlavní oblasti. První z nich je překlad zasílaných zpráv do formátu, který umí podnikový systém zpracovat. Dále je to samotný přenos EDI zpráv a konečně s tím související správa a archivace transakcí, dokladů a událostí.
Co je zapotřebí při implementaci EDI? Zde záleží na úrovni využívaných služeb, ovšem poskytovatelé služeb v oblasti elektronické výměny dokladů (EDI provideři) nezřídka poskytují cloudové služby, které prakticky žádné hardwarové ani softwarové nároky nemají. tedy s výjimkou internetového prohlížeče. „Procesní změny se ale často promítají do ERP, které je třeba upravit. Řešení Orion EDI pro elektronickou výměnu dokladů se poté s pomocí jednoduché aplikace na toto předpřipravené ERP napojí,“ popisuje David Reichel. V České republice a na Slovensku je podle něj na dodavatelskou stranu EDI již většina ERP připravena a nejde o nic komplikovaného. V případě nejjednodušší úrovně EDI řešení v podobě webového EDI tak uživatel potřebuje pouze běžné kancelářské PC vybavení, přístup k internetu a webový prohlížeč.
Nicméně aby řešení plnilo svůj účel, musí ho zavést odběratelé i dodavatelé. Čím více dodavatelů na EDI přejde, tím je EDI pro odběratele efektivnější. Proto společnost Grit u svého řešení Orion EDI nabízí odběratelům službu Roll-out. „Funguje to tak, že klientovy dodavatele řízeně oslovíme a přechod na EDI jim usnadníme. Tato služba má jasně stanovené KPI včetně harmonogramu. Odběratel nemusí využívat vlastní kapacity a zapojování dodavatelů za něj odřídí profesionálové,“ poznamenává David Reichel. Zmíněné zapojování dodavatelů urychlí návratnost (ROI) celého projektu nasazení EDI komunikace.
