Covid-19 zásadně změnil fungování naprosté většiny z nás, a to jak v soukromém, tak v pracovním životě. HR manažeři, ale i vrcholový management firem, musí nyní přistoupit k mnoha opatřením, která vrátí provoz co nejrychleji do zajetých kolejí a zajistí i připravenost na případné další komplikace a nepříjemné situace.

Menší kolektivy, menší prostory

Řada firem se již vrátila do téměř normálního provozu, což ale neznamená, že by zaměstnavatelé nerealizovali opatření, která minimalizují možnost nákazy. Jejich cílem je zvětšit vzdálenost mezi spolupracovníky a snížit množství těch, kteří se pravidelně setkávají. V některých firmách tak pracují ve střídavém režimu, takže se dvě nebo více skupin zaměstnanců na pracovišti míjí, aby případná nákaza neodstavila celou firmu. Firmy také přehodnocují uspořádání svých prostor, klasické open space kanceláře jsou v současných podmínkách problematické.

To potvrzují i výsledky průzkumu kancelářského a investičního trhu za první čtvrtletí roku 2020, který provedla společnost Knight Frank. Podle něj se sice názory na další vývoj liší, ale patrná je větší možnost využívat home office a omezování open space kanceláří. Covid uspíšil trendy, které byly zřejmé už dříve, a zvýšil ochotu ke změnám.

„Kanceláře zůstanou zachovány, ale bude v nich kladem větší důraz na oddělení prostor. Mnohé menší firmy mění způsob svého fungování a pronajímají jiné nebo menší prostory pro společné schůzky a větší část práce vykonávají z domova. Jinde ale z povahy podnikání vyplývá, že práci z domova vykonávat nelze, a firmy naopak hledají větší prostory, kde musejí přizpůsobit uspořádání pracoviště současné době,“ říká Radek Škrabal ze společnosti SSI Group.

Důkladný a pečlivý úklid

Pokud chce mít zaměstnavatel zdravé, ale spokojené zaměstnance, jednou z priorit je čistota pracovních prostor. Navíc jsou lidé v současné době na tento aspekt citliví ve zvýšené míře, protože bezinfekčnost podvědomě spojujeme s čistotou prostor. Je třeba dbát nejenom na pracovní plochy a prostory jako jsou podlahy, pracovní stoly, kuchyňky či sociální zařízení, ale i o další často dotýkané povrchy a místa – pravidelně čistit a desinfikovat kliky dveří, vypínače, opěrky židlí, tlačítka výtahů, klávesnice počítačů nebo společně využívaných spotřebičů. Někteří lidé mají obavy o šíření virů prostřednictvím klimatizace. Tento strach není opodstatněný, je ale nutné dbát na pravidelnou výměnu filtrů vzduchotechniky.

„Kvalita řešení úklidu pro mnoho firem získala nyní na důležitosti. Do období pandemie některé firmy na pečlivém úklidu a hygieně na pracovišti cíleně šetřily nebo jenom nevěnovaly tomuto problému dostatečnou pozornost a péči. To se nyní u mnoho firem zásadně změnilo,“ říká Radek Škrabal z SSI Group.

„Častými chybami některých firem byl nejenom cíl na čistotě a hygieně šetřit, ale také neznalost této problematiky. Známe případy, kdy na úklidu prvoplánově nešetřili, ale volili nevhodné pracovní postupy, technologie či neprofesionální úklidové firmy,“ dodává Lukáš Rom ze společnosti Kärcher a dodává: „Pandemie některým otevřela oči a začali se více zajímat, proč některé mnoho let setrvačně používané formy úklidu nefungují a objevují nové formy čištění prostor jako je například čištění horkou párou, které odstraní průmyslové nečistoty a spolehlivě zabije většinu běžných bakterií a obalených virů. Stejně tak zjišťují, že vše nevyřeší jenom desinfekční prostředky, desinfekce bez předchozího vyčištění povrchů není účinná ani z poloviny.“

Sdílená elektronika jako zdroj infekce?

Můžete se pohybovat v perfektně uklizeném a desinfikovaném prostředí, a přesto být v kontaktu se semeništěm virů, které uniká pozornosti. Uvědomujete si, čeho se během dne nejčastěji dotýkáte? Jsou to různé elektronické přístroje a jejich ovladače – zdrojem nákazy tak mohou být klávesnice a myši sdílených pracovních počítačů, ale i jejich podložky, ovladače různých zařízení a kabely pro zapojení techniky v zasedacích místnostech.

„Po návratu zaměstnanců z home office do společných prostor firmy řeší, jak zajistit nejen potřebný sociální distanc, ale také minimalizovat pravděpodobnost případného přenosu nákazy. Jednou z možností, jak vytvořit bezpečné prostředí v prostorách, které jsou z principu společné, tedy v zasedacích místnostech, je vybavit je zařízením pro bezdrátové sdílení technologií, které jsou již nyní běžně dostupné. Například se zařízeními typu Modena Hub je možné nasdílet na obrazovky zúčastněných prezentace nebo jiná data, připojit se k videokonferenčnímu systému v dané místnosti či využívat další zařízení jako kameru nebo mikrofon. A to vše bez nutnosti připojovat jakékoli kabely a dotýkat se čehokoli jiného než vlastního přístroje,“ vysvětluje Andrej Hronec ze společnosti Audiopro.

Covid mění způsoby práce i podpory zaměstnanců

Letošní léto bude v mnoha ohledech jiné – nebude klidnou okurkovou sezónou, naopak dobou výrazných změn. Firmy řeší nejen ekonomické dopady krize, přehodnocují i systém práce, běžného fungování jejich zaměstnanců a snaží se vyjít vstříc jejich požadavkům. Mnozí zjistili, že pokud zaměstnancům poskytnou podmínky, které jim ulehčí řešení soukromých problémů, jednoznačně na tom vydělají. Takže momentálně například nabízejí hlídání dětí, prázdninové aktivity, ale také rozvolňují klasickou pracovní dobu.

Co vše se mění? Nutnost pracovat z domova nás poučila v tom, jak lze fungovat v distribuovaných týmech a co vše lze vyřešit okamžitě a bez cestování. Jak vyplývá z prognóz společnosti Lifesize, trend rostoucího využívání videokonferencí a platforem pro spolupráci přetrvá i v budoucnosti, stanou se zcela běžným nástrojem spolupráce. Covidová pandemie tento vývoj „pouze“ urychlila.

V dlouhodobějším horizontu budou firmy pod vlivem nových zkušeností velmi pravděpodobně měnit i svou vnitřní strukturu – bude plošší, lidé budou spolupracovat v rámci menších kolektivů, jejichž složení se bude podle účelu měnit.

„Covid nás v mnoha věcech vyškolil – změny bylo třeba dělat rychle a účelně. Ekonomické tlaky i potřeba začít rychle fungovat přiměla zaměstnavatele měnit zažité zvyklosti – většina firem se teď primárně snaží udržet kmenové zaměstnance a firmy budou více zvažovat, koho opravdu potřebují. Situace také ukázala skutečnou hodnotu lidských zdrojů, proto se rýsuje i nová úloha HR. Je potřeba chopit se příležitosti a při definování nových strategií a struktur firem se prosadit jako důležitá součást, která se zásadně podílí na budování jejich pozice a odolnosti,“ říká Michal Novák z pracovního portálu Profesia.cz.