Informační systém K2 pomáhá s prodejem elektro součástek společnosti SOS electronic. Spolupráce mezi oběma firmami funguje už 15 let. Nejdříve to bylo při správě skladového hospodářství. Nyní velkoobchod provozuje robustní informační systém, který řídí nejen skladové operace.
Společnost SOS electronic se zabývá velkoobchodní distribucí elektronických součástek. Ty dodává nejčastěji menším a středním podnikům vyrábějícím elektrotechnické výrobky. Firma začala působit v roce 1991 v Brně. V roce 2007 vybudovala vlastní logistické centrum ve slovenských Košicích, kde nyní sídlí a řídí své další evropské pobočky. V roce 2013 se společnost stala členem mezinárodní obchodní skupiny Conrad Group.
Propojit firemní agendy
Začátky vzájemné spolupráce s K2 atmitec sahají do roku 2002. V té době měla firma jiný, výrazné jednodušší systém, který SOS electronic pomáhal čistě se správou skladového hospodářství. S tím, jak společnost postupně rostla, však bylo nutné jednotlivé firemní agendy propojit do jednoho celku – data ze skladů, CRM systém, nákup a prodej, ekonomiku, vyhodnocování i další agendy. Stejně tak bylo potřeba synchronizovat na jedno místo data čtyř samostatných firem a jejich lokálních účetních systémů.
„Potřebovali jsme najít komplexní informační sytém, který zvládne propojit co nejvíce firemních agend na jedno místo. Důležitým požadavkem bylo také to, aby systém uměl pracovat s opravdu velkou databází a rostl s firmou. Vždyť SOS electronic má dnes 100.000 zákazníků, 220 000 karet zboží, používáme dodavatelské číselníky a měsíčně vyprodukujeme tisíce faktur,“ říká Ladislav Rybár, správce systému společnosti SOS electronic
Méně chyb při vychystávání
Z povahy podnikání potřebuje mít SOS electronic co největší přehled o svých skladových zásobách, sortiment se totiž často liší v detailech jediného parametru. To zpočátku způsobovalo poměrně velkou chybovost při vychystávání zboží. Zavedením čárových kódů a ERP řešení od K2 umožnilo jednoznačnou identifikaci zboží. „Informační systém K2 nám dnes řídí proces příjmu i výdeje zboží nebo optimalizuje pohyb pracovníka po skladě. Právě při příjmu systém navrhuje, kam zboží umístit. Při výdeji zase zaměstnanec přesně ví, odkud má co vzít. Díky obrázkům uloženým v systému pro vizuální kontrolu a čárovým kódům jsme výrazně snížili chybovost a zvýšili skladovou efektivitu,“ říká Ladislav Rybár. Firma také využívá elektronickou výměnu dokumentů – EDI. Při příjmu zboží systém automaticky importuje faktury dodavatelů, čímž výrazně celý proces urychluje.
Užitečná otevřenost systému
Informační systém K2 je otevřenou platformou, umožňující firmám upravovat veškeré předdefinované funkce i vytvářet funkce zcela nové. A není ani problém jej propojit s dalšími softwary. V SOS electronic je to účetní software partnerů v Německu a Maďarsku či SAP v mateřské firmě. Vzájemně se přenášejí i doklady mezi sesterskou firmou v Brně a softwary spedičních firem.
Informační systém K2 také propojuje centrálu SOS electronic s dalšími pobočkami. Ty mají veškeré doklady upraveny pro svůj lokální jazyk. Všichni uživatelé ze všech zemí tak jsou schopni pracovat s centrálním skladem v Košicích. Faktury a dodací listy ale odcházejí k zákazníkům v lokálních cenách a jazycích, a to v češtině, slovenštině, polštině, rumunštině, maďarštině nebo němčině. „Vlastními silami, případně s pomocí odborníků z K2 atmitec, dokážeme navíc v systému udělat i jakékoli další změny,“ dodává Ladislav Rybár.
„V marketingové komunikaci využíváme služby pro oslovení velkého počtu zákazníků. Díky propojení CRM od K2 s naším vlastním softwarem pro big data víme, jak se každý zákazník chová, co nakupuje, jaké nabídky pro něj vytváříme, co po nás žádá, na co se doptává nebo co hledá na webu. Můžeme tak naše nabídky připravit na míru,“ říká Rastislav Talárovič, vedoucí marketingového oddělení SOS electronic.
Skladové zásoby v reálném čase
SOS electronic využívá otevřenost K2 také k napojení na vlastní B2B e-shop, přičemž systém je s webovým obchodem propojen v reálném čase. Návštěvníci vždy vidí aktuální a reálné skladové zásoby v daném okamžiku. Pokud firma v systému cokoli změní, projeví se změna hned na e-shopu. Nemusí se tak čekat na pravidelné dávkové exporty a importy. „Kdysi byl náš e-shop samostatně fungující nástroj s vlastní databází. Postupem času jsme však obchod s K2 zcela propojili. Všechny údaje o objednávkách, vystaveném zboží či skladové dostupnosti jsou nyní evidovány a spravovány z jednoho místa. Nemusíme už používat žádný další software,“ dodává Rastislav Talárovič.
„Kolik krajů, tolik ekonomických systémů“
Informační systém K2 používáme prakticky ve všech zemích s našim zastoupením. A platí, nejen úsloví kolik krajů, tolik kultur a jazyků, ale také kolik krajů, tolik ekonomických systémů, daňových zatížení a legislativ. Přestože zavádění takto komplikovaných funkcí bylo poměrně složité, ve spolupráci s kolegy, inženýry a pracovníky K2 atmitec se nám krůček po krůčku povedlo implementovat všechny problematické části.
Ján Seszták
jednatel
SOS electronic
Článek připravila redakce SL a původně vyšel v Systémech Logistiky 165 / září 2017
Foto: K2 atmitec