CO JE LOGISTICKÝ AUDIT?

Být konkurenceschopný a prosperovat na vysoce konkurenčním trhu logistických služeb znamená kontrolovat jejich kvalitu a ekonomickou efektivitu. Okamžité výstupy poskytuje provozní controlling. Hloubkové interní audity, prováděné zpravidla jednou ročně, prověřují fundamentální fungování firmy – kontrolují dodržování procesů.

Provozní controlling je nástrojem managementu, který napomáhá sledovat výkonnost provozu a s ním souvisejících činností. „U logistických a dopravních firem musí být kontinuálně sledovány oblasti související s kvalitou služeb poskytovaných zákazníkům, s výkonností a se spotřebou zdrojů. Jinými slovy: dopravce sleduje především efektivitu nájezdu kilometrů, spotřebu PHM, variabilní náklady vztažené na kilometr a spolehlivost přeprav. Dále je to rychlost a kompletnost dokumentace pro fakturaci a platební morálka zákazníků. U logistiky se pozoruje hlavně náklad na manipulovanou jednotku, počet škod a efektivita využívání skladů a manipulační techniky,“ vysvětluje Roman Maroušek, business processes and projects manažer společnost CS Cargo. Podle něj je při controllingu kladen největší důraz na ty oblasti, které jsou přímo svázány s efektivitou využívání zdrojů, tj. na oblasti, které tvoří majoritní náklady nebo je jejich prostřednictvím dosahováno kvality obratu.

Prostřednictvím controllingu se vyplatí sledovat výsledky na denní úrovni

Nad rámec procesního controllingu se provádí sebehodnocení a nezávislé prověřování dodržování předepsaných postupů. Zatímco data z procesního controllingu musejí být vyhodnocována průběžně – na provozní úrovni téměř denně a na nejnižší sledovanou jednotku, kterou je zpravidla jedna vozová jednotka nebo logistický projekt, nezávislé prověřování je prováděno v delších časových úsecích. Výstup z prvního monitoringu je používán pro řízení procesu a výstup z druhého je převážně signálem pro zlepšování.

„V dopravě a logistice se sbírá velké množství dat, která je nutno dále zpracovávat. K tomu se zpravidla využívají nadstavby datových skladů, jako je například modul Business Intelligence na SQL serveru,“ vysvětluje Roman Maroušek metodiku práce s daty. Výstupy z kontroly kvality jsou zpracovány ve formě dynamických reportů. Ty ostatní ve standardizované formě reportu z logistického auditu. Standardizované zpracování usnadňuje následné používání těchto výstupů.

Jak se s výstupy následně pracuje? „Data z reportů jsou používána pro téměř kontinuální řízení procesu. Sledují se odchylky a vyšetřuje jejich příčina na téměř jednotkové úrovni procesu. Hledá se příčina poklesu výkonnosti a způsob, jak tuto příčinu eliminovat tak, aby se parametry procesu dostaly do požadované úrovně,“ odpovídá Roman Maroušek. Například se sleduje kilometrový nájezd vozové jednotky a obrat ze zakázek, které odvezla na denní úrovni, a s tím spojená spotřeba PHM. „Vozidlo musí denně najet 500–600 km a průměrně za to vydělat alespoň 15 000 korun. Na druhé straně, pokud vozidlo stojí, tvoří náklad v hodnotě zhruba 9000 korun,“ zní příklad (hodnoty jsou vztažené na jeden pracovní den).

V systému interních auditů se kontrolují nikoli ukazatele, zda firma poskytuje svoje služby v patřičné kvalitě, ale zda dodržuje stanovené procesy. Zatímco audity, zaměřené na dodržování podmínek k získání a udržení certifikátů, jako je ISO, provádějí specializované externí společnosti jednou za dva roky, kontrolu dodržování procesů často provádějí interní pracovníci jednou ročně. U velkých mezinárodních společnosti vysílá auditory do národních poboček centrála, datum auditu je oznámeno zpravidla pouze několik dní před jeho začátkem. Podle Karla Šindeláře, oblastního ředitele společnosti Gebrüder Weiss pro Čechy, se kontrola interních procesů týká čtyř základních oblastí: organigramů, popisů funkcí, popisů procesů a interních směrnic. „Organigramy popisují hierarchii pozic ve společnosti a určují, kdo zastává kterou funkci. Popisy funkcí pak určují, co je jeho náplní práce a jak jsou nastaveny jeho vztahy s dalšími pracovišti. Popisy funkcí jinými slovy obsahují kompetence zaměstnanců v konkrétních pozicích, dále s jakými odděleními komunikují a za co nesou odpovědnost.“ Kontrola popisu procesů se věnuje procesům jdoucím napříč firmou bez ohledu na funkce. Popisy procesů například určují, jak má být zpracování nebezpečná zásilka ADR apod., interní směrnice pak definují povinnosti zaměstnanců v různých ohledech.

K popisu procesů například patří řízení dokumentů. „V systému řízení dokumentů máme například nastavené seznamy partnerů, se kterými spolupracujeme, černou listinu dopravců, se kterými byly problémy a nesmějí se používat,“ vysvětluje Karel Šindelář. Seznamy jsou publikovány na firemním intranetu a neustále aktualizovány. Dalšími dokumenty, které podléhají kontrole během auditu, jsou cíle společnosti a opatření, která mají vést k jejich dosažení. Plány se sestavují každý rok na úrovni národních poboček i na úrovni jednotlivých oddělení, dostupné jsou opět na intranetu všem zaměstnancům.

Plány doprovázejí tzv. ToDo-listy, seznamy úkolů, které směřují k naplnění daných plánů, a také poznámky z výstupů interních auditů. Ty popisují odchylky od stanovených procesů a seznamy úkolů, které mají být v určitém čase (nejčastěji do tří měsíců) splněny, aby byl problém odstraněn.

O každém novém předpisu a interní směrnici musejí být zaměstnanci řádně zpraveni

Auditoři kontrolují aktuálnost organigramů, tzn. zda jsou popisy funkcí u konkrétních pracovníků aktualizovány, zda zaměstnanci uvedení v organigramech opravdu vykonávají funkce zde popsané. Kontrola interních předpisů a pracovních postupů sleduje především citlivější věci, jako třeba ADR zásilky. Auditor si ve skladu prohlédne, jak je s ADR nacházeno, zkontroluje, zda je zásilka správně zanesena do systému, prověřuje doklady k nebezpečné zásilce a zjišťuje, zda je v oddělení k dispozici náležité vybavení pro případ nehody. Stejně jsou zkontrolovány celní zásilky, zda jsou k nim patřičné dokumenty.

„Pečlivě se kontrolují odchylky od standardních procesů, např. jak se nakládá s poškozenými zásilkami, se špatně označenými zásilkami, u které nevíme, kam ji dodat. Kontrole podléhá dodržování postupu, jak pracovat s vrácenými zásilkami, které příjemce odmítl,“ doplňuje Karel Šindelář. Kompetentní oddělení mají přesně stanovenou reakční dobu a povinnosti, jak postupovat v nestandardních situacích, a jejich plnění auditor kontroluje.

O každém novém předpisu a interní směrnici musejí být zaměstnanci řádně zpraveni. Nový předpis je oznamován přes vedoucí pracovníky všem pracovníkům. Skladníci mají informace vytisknuté na nástěnce. Pokud je nová interní směrnice závažnějšího charakteru, nechává se podepsat všemi zaměstnanci. Každý nový zaměstnanec se musí seznámit se všemi směrnicemi a podepsat je.

Kontroly akcentují sledování cílů společnosti, auditor má přístup k zápisům z porad

Interní audit nepředstavuje výrazný zásah do chodu společnosti ani neznamená větší zátěž pro pracovníky. Jeho délka záleží na velikosti firmy. Audit v malé pobočce s dvaceti zaměstnanci vyžaduje půl dne až den. Ve velké pobočce, jako je např. regionální centrála společnosti Gebrüder Weiss se 150 zaměstnanci v Rudné u Prahy, auditor stráví dva dny. „Pobočka předem obdrží přesný harmonogram auditu, který obsahuje časový plán návštěv jednotlivých oddělení, aby se jejich vedoucí mohli připravit,“ vysvětluje Karel Šindelář.

Výstupy z auditu jsou již zmíněné ToDo-listy, dále je to zápis z auditu. V něm jsou vypsána oddělení, která byla podrobena kontrole, report obsahuje konkrétní procesy, detailně až na jednotlivé zásilky, které byly prověřovány. V záznamu jsou zaneseny nalezené odchylky od procesu, popis, jak by měla být daná činnost prováděna správně. Auditor kontrolované procesy barevně označuje. Zelená znamená, že je vše v pořádku, žlutě se označují drobné odchylky, červeně velké odchylky. U žlutých odchylek pracovníci v rámci pravidelné kontroly ToDo-listu hlásí, kdy a jak byly odchylky odstraněny. U červených se stanovuje termín na nápravu, poté auditor přichází znovu a kontroluje, zda byly odstraněny.

Vzhledem k tomu, že se procesy nemění příliš často, roční frekvence kontroly jejich dodržování je dostačující. Největší důraz v auditu je kladen na procesy, ve kterých může být teoreticky ohrožené zdraví zaměstnanců (zpracování ADR zásilek, bezpečnost práce, školení), dále procesy dané zákonem, především procesy spojené se zpracováním celních zásilek. Z hlediska ekonomiky podniku jsou pak důležité procesy, které probíhají v obchodním oddělení – auditor proto sleduje např. správnost nabídkových formulářů. Kontroly samozřejmě akcentují sledování cílů společnosti, kontrolují kvartální vyhodnocování cílů a reakce na negativní odchylky. Auditor má přístup k zápisům z porad, ptá se, jak často jsou cíle vyhodnocovány, a vyhodnocování ověřuje.