logo

  • Zprávy
    • Doprava
    • Sklad
    • IT
    • Reality
    • Ekonomika
    • Management
  • Analýzy
    • Logistika pod lupou
    • Komentáře
    • Glosy
    • Benchmarking
    • Případové studie
    • Žena v logistice
    • Oborová logistika
  • Rozhovory
  • Události
    • Agenda
    • Domácí konference
    • Zahraniční konference
  • SL Jobs
    • Volné pozice
    • Naše nabídka
  • SL NEWS
    • Nejnovější vydání newsletteru
    • Registrace k odběru SL News
  • SL BOOK
  • SK zprávy
  • SL Book
  • Oborový katalog logistických firem
  • SLBOOK
  • O časopisu
    • Aktuální vydání
    • Registrace k odběru časopisu
    • Registrace k odběru e-letteru
    • Tematické přílohy
    • Jak se spojit
  • Dovozce i vývozce čekají od října nové celní povinnosti Se začátkem letošního října čeká dovozce...
  • Yusen Logistics (Czech) se stává logistickým partnerem Mondi Štětí a společně zahajují provoz...
  • Skupina stow představuje značku Movu Robotics Novou značku Movu Robotics uvádí na trh společnost...
  • Konferenční program kongresu OBALKO 11: návod, jak sjet obalové tsunami Jízda na vlně. To letos...

Logistický audit: Provozní controlling vs. kontrola dodržování procesů

21. února 2012
Zpravodajství 0
3542

CO JE LOGISTICKÝ AUDIT?

Být konkurenceschopný a prosperovat na vysoce konkurenčním trhu logistických služeb znamená kontrolovat jejich kvalitu a ekonomickou efektivitu. Okamžité výstupy poskytuje provozní controlling. Hloubkové interní audity, prováděné zpravidla jednou ročně, prověřují fundamentální fungování firmy – kontrolují dodržování procesů.

Provozní controlling je nástrojem managementu, který napomáhá sledovat výkonnost provozu a s ním souvisejících činností. „U logistických a dopravních firem musí být kontinuálně sledovány oblasti související s kvalitou služeb poskytovaných zákazníkům, s výkonností a se spotřebou zdrojů. Jinými slovy: dopravce sleduje především efektivitu nájezdu kilometrů, spotřebu PHM, variabilní náklady vztažené na kilometr a spolehlivost přeprav. Dále je to rychlost a kompletnost dokumentace pro fakturaci a platební morálka zákazníků. U logistiky se pozoruje hlavně náklad na manipulovanou jednotku, počet škod a efektivita využívání skladů a manipulační techniky,“ vysvětluje Roman Maroušek, business processes and projects manažer společnost CS Cargo. Podle něj je při controllingu kladen největší důraz na ty oblasti, které jsou přímo svázány s efektivitou využívání zdrojů, tj. na oblasti, které tvoří majoritní náklady nebo je jejich prostřednictvím dosahováno kvality obratu.

Prostřednictvím controllingu se vyplatí sledovat výsledky na denní úrovni

Nad rámec procesního controllingu se provádí sebehodnocení a nezávislé prověřování dodržování předepsaných postupů. Zatímco data z procesního controllingu musejí být vyhodnocována průběžně – na provozní úrovni téměř denně a na nejnižší sledovanou jednotku, kterou je zpravidla jedna vozová jednotka nebo logistický projekt, nezávislé prověřování je prováděno v delších časových úsecích. Výstup z prvního monitoringu je používán pro řízení procesu a výstup z druhého je převážně signálem pro zlepšování.

„V dopravě a logistice se sbírá velké množství dat, která je nutno dále zpracovávat. K tomu se zpravidla využívají nadstavby datových skladů, jako je například modul Business Intelligence na SQL serveru,“ vysvětluje Roman Maroušek metodiku práce s daty. Výstupy z kontroly kvality jsou zpracovány ve formě dynamických reportů. Ty ostatní ve standardizované formě reportu z logistického auditu. Standardizované zpracování usnadňuje následné používání těchto výstupů.

Jak se s výstupy následně pracuje? „Data z reportů jsou používána pro téměř kontinuální řízení procesu. Sledují se odchylky a vyšetřuje jejich příčina na téměř jednotkové úrovni procesu. Hledá se příčina poklesu výkonnosti a způsob, jak tuto příčinu eliminovat tak, aby se parametry procesu dostaly do požadované úrovně,“ odpovídá Roman Maroušek. Například se sleduje kilometrový nájezd vozové jednotky a obrat ze zakázek, které odvezla na denní úrovni, a s tím spojená spotřeba PHM. „Vozidlo musí denně najet 500–600 km a průměrně za to vydělat alespoň 15 000 korun. Na druhé straně, pokud vozidlo stojí, tvoří náklad v hodnotě zhruba 9000 korun,“ zní příklad (hodnoty jsou vztažené na jeden pracovní den).

V systému interních auditů se kontrolují nikoli ukazatele, zda firma poskytuje svoje služby v patřičné kvalitě, ale zda dodržuje stanovené procesy. Zatímco audity, zaměřené na dodržování podmínek k získání a udržení certifikátů, jako je ISO, provádějí specializované externí společnosti jednou za dva roky, kontrolu dodržování procesů často provádějí interní pracovníci jednou ročně. U velkých mezinárodních společnosti vysílá auditory do národních poboček centrála, datum auditu je oznámeno zpravidla pouze několik dní před jeho začátkem. Podle Karla Šindeláře, oblastního ředitele společnosti Gebrüder Weiss pro Čechy, se kontrola interních procesů týká čtyř základních oblastí: organigramů, popisů funkcí, popisů procesů a interních směrnic. „Organigramy popisují hierarchii pozic ve společnosti a určují, kdo zastává kterou funkci. Popisy funkcí pak určují, co je jeho náplní práce a jak jsou nastaveny jeho vztahy s dalšími pracovišti. Popisy funkcí jinými slovy obsahují kompetence zaměstnanců v konkrétních pozicích, dále s jakými odděleními komunikují a za co nesou odpovědnost.“ Kontrola popisu procesů se věnuje procesům jdoucím napříč firmou bez ohledu na funkce. Popisy procesů například určují, jak má být zpracování nebezpečná zásilka ADR apod., interní směrnice pak definují povinnosti zaměstnanců v různých ohledech.

K popisu procesů například patří řízení dokumentů. „V systému řízení dokumentů máme například nastavené seznamy partnerů, se kterými spolupracujeme, černou listinu dopravců, se kterými byly problémy a nesmějí se používat,“ vysvětluje Karel Šindelář. Seznamy jsou publikovány na firemním intranetu a neustále aktualizovány. Dalšími dokumenty, které podléhají kontrole během auditu, jsou cíle společnosti a opatření, která mají vést k jejich dosažení. Plány se sestavují každý rok na úrovni národních poboček i na úrovni jednotlivých oddělení, dostupné jsou opět na intranetu všem zaměstnancům.

Plány doprovázejí tzv. ToDo-listy, seznamy úkolů, které směřují k naplnění daných plánů, a také poznámky z výstupů interních auditů. Ty popisují odchylky od stanovených procesů a seznamy úkolů, které mají být v určitém čase (nejčastěji do tří měsíců) splněny, aby byl problém odstraněn.

O každém novém předpisu a interní směrnici musejí být zaměstnanci řádně zpraveni

Auditoři kontrolují aktuálnost organigramů, tzn. zda jsou popisy funkcí u konkrétních pracovníků aktualizovány, zda zaměstnanci uvedení v organigramech opravdu vykonávají funkce zde popsané. Kontrola interních předpisů a pracovních postupů sleduje především citlivější věci, jako třeba ADR zásilky. Auditor si ve skladu prohlédne, jak je s ADR nacházeno, zkontroluje, zda je zásilka správně zanesena do systému, prověřuje doklady k nebezpečné zásilce a zjišťuje, zda je v oddělení k dispozici náležité vybavení pro případ nehody. Stejně jsou zkontrolovány celní zásilky, zda jsou k nim patřičné dokumenty.

„Pečlivě se kontrolují odchylky od standardních procesů, např. jak se nakládá s poškozenými zásilkami, se špatně označenými zásilkami, u které nevíme, kam ji dodat. Kontrole podléhá dodržování postupu, jak pracovat s vrácenými zásilkami, které příjemce odmítl,“ doplňuje Karel Šindelář. Kompetentní oddělení mají přesně stanovenou reakční dobu a povinnosti, jak postupovat v nestandardních situacích, a jejich plnění auditor kontroluje.

O každém novém předpisu a interní směrnici musejí být zaměstnanci řádně zpraveni. Nový předpis je oznamován přes vedoucí pracovníky všem pracovníkům. Skladníci mají informace vytisknuté na nástěnce. Pokud je nová interní směrnice závažnějšího charakteru, nechává se podepsat všemi zaměstnanci. Každý nový zaměstnanec se musí seznámit se všemi směrnicemi a podepsat je.

Kontroly akcentují sledování cílů společnosti, auditor má přístup k zápisům z porad

Interní audit nepředstavuje výrazný zásah do chodu společnosti ani neznamená větší zátěž pro pracovníky. Jeho délka záleží na velikosti firmy. Audit v malé pobočce s dvaceti zaměstnanci vyžaduje půl dne až den. Ve velké pobočce, jako je např. regionální centrála společnosti Gebrüder Weiss se 150 zaměstnanci v Rudné u Prahy, auditor stráví dva dny. „Pobočka předem obdrží přesný harmonogram auditu, který obsahuje časový plán návštěv jednotlivých oddělení, aby se jejich vedoucí mohli připravit,“ vysvětluje Karel Šindelář.

Výstupy z auditu jsou již zmíněné ToDo-listy, dále je to zápis z auditu. V něm jsou vypsána oddělení, která byla podrobena kontrole, report obsahuje konkrétní procesy, detailně až na jednotlivé zásilky, které byly prověřovány. V záznamu jsou zaneseny nalezené odchylky od procesu, popis, jak by měla být daná činnost prováděna správně. Auditor kontrolované procesy barevně označuje. Zelená znamená, že je vše v pořádku, žlutě se označují drobné odchylky, červeně velké odchylky. U žlutých odchylek pracovníci v rámci pravidelné kontroly ToDo-listu hlásí, kdy a jak byly odchylky odstraněny. U červených se stanovuje termín na nápravu, poté auditor přichází znovu a kontroluje, zda byly odstraněny.

Vzhledem k tomu, že se procesy nemění příliš často, roční frekvence kontroly jejich dodržování je dostačující. Největší důraz v auditu je kladen na procesy, ve kterých může být teoreticky ohrožené zdraví zaměstnanců (zpracování ADR zásilek, bezpečnost práce, školení), dále procesy dané zákonem, především procesy spojené se zpracováním celních zásilek. Z hlediska ekonomiky podniku jsou pak důležité procesy, které probíhají v obchodním oddělení – auditor proto sleduje např. správnost nabídkových formulářů. Kontroly samozřejmě akcentují sledování cílů společnosti, kontrolují kvartální vyhodnocování cílů a reakce na negativní odchylky. Auditor má přístup k zápisům z porad, ptá se, jak často jsou cíle vyhodnocovány, a vyhodnocování ověřuje.

Související články:

Žádné související články

Doporučujeme

Brno na vyžádáníPodívat se ➜Dašice na vyžádáníPodívat se ➜Praha na vyžádáníPodívat se ➜Zdiby 8 EUR za m2/měsícPodívat se ➜Ústí nad Labem na vyžádáníPodívat se ➜Nýřany na vyžádáníPodívat se ➜Chrášťany na vyžádáníPodívat se ➜Ostrava na vyžádáníPodívat se ➜České Budějovice na vyžádáníPodívat se ➜Ostrava na vyžádáníPodívat se ➜Ostředek na vyžádáníPodívat se ➜Bystročice na vyžádáníPodívat se ➜Praha na vyžádáníPodívat se ➜

SL Jobs

Třídění balíčků v Zásilkovně, výplata ihned!

Třídění balíčků v Zásilkovně, výplata ihned! Tak se do toho dáme. Budeš dostávat 130-180 kaček za hodinu práce. Vyplácíme je 2-4 dny po odpracované směně, hnedka a na účet. Jestli hledáš práci, kde si posedíš, tohle není nic pro tebe – u nás tě čeká směna plná pohybu, takže si budeš moct předem odškrtnout své […]

Archiv pracovních pozic

Komerční sdělení

Yusen Logistics (Czech) se stává logistickým partnerem Mondi Štětí a společně zahajují provoz nového skladu

Yusen Logistics (Czech) se stává logistickým partnerem Mondi Štětí a společně zahajují provoz nového skladu V srpnu 2023 zahájil Yusen Logistics (Czech) s.r.o. spolupráci se společností Mondi Štětí a.s. Partnerství bylo v září stvrzeno předáním symbolického klíče od nové budovy skladu v areálu parku P3 Lovosice. Yusen zde pro společnost Mondi zajištuje komplexní skladovací služby, zahrnující […]

Využijte skladování v Pohořelicích u Brna a sběrné linky z Číny

Využijte skladování v Pohořelicích u Brna a sběrné linky z Číny Společnost PST CLC Mitsui-Soko nabízí volné skladové kapacity a zajištění skladování, dopravy a celních služeb. Aktuálně nabízí skladové kapacity a služby v Pohořelicích u Brna. Pro podrobnější informace volejte na číslo +420 720 037 828 nebo pište na e-mail obchod@pst-clc.cz. A další informace: společnost PST CLC Mitsui-Soko […]

Compas automatizace na MSV 2023 v Brně

Společnost Compas automatizace na Mezinárodním strojírenském veletrhu, který se koná 10.–13. 10. 2023 v Brně, představí: DIGITÁLNÍ TOVÁRNU S ROBOTY – ukázka realizace investičních celků a výrobních linek, plně automatizovaných s digitální nadstavbou (MES) Plně digitalizované plánování, řízení a monitoring diskrétních i dávkových výrob REALIZOVANÁ ROBOTICKÁ PRACOVIŠTĚ – ukázky konstrukce strojů, linek a implementace robotů/cobotů Prezentace […]

U Plzně se vyrábí ráfky do kol pro celou Evropu

U Plzně se vyrábí ráfky do kol pro celou Evropu Poptávka po kolech se z různých důvodů v čase výrazně mění. Jednou je kol málo, podruhé moc, jednou chybí součástka pro výrobu, podruhé není odbyt. Výrobce komponent na kola z Kalifornie však společně s německou logistickou firmou úspěšně zvládají takové výzvy a část výroby od loňského roku realizují v Ejpovicích […]

Archiv komerčních sdělení

Aktuální vydání časopisu

Přečíst elektronicky.

Zajistěte si svůj výtisk.

SL NEWS

Čtěte nejnovější newsletter.
Registrujte se k odběru newsletteru.

Vydává
Skupina ATOZ Logistics
ATOZ Marketing Services, spol. s r.o.
Holečkova 657/29
150 00 Praha 5 – Smíchov
tel.: +420 606 023 052
IČO: 48117706
www.atoz.cz

Předplatné
Daniela Krnáčová
tel.: +420 720 038 155
e-mail: daniela.krnacova@atoz.cz
Šéfredaktor časopisu:
Stanislav Břeň
e-mail: stanislav.bren@atoz.cz

Web editor
David Čapek
e-mail: david.capek@atoz.cz

Naše další projekty:

  • www.eastlog.cz
  • www.systemylogistiky.sk/
  • www.slovlog.sk
  • www.log-in.cz
  • www.log-in.sk
© 2022. All Rights Reserved.
×
Authorization
  • Registration
Login
Enter with social networking
Unde omnis iste natus error sit voluptatem.
  • With Twitter
  • Connect
  • With Google +
×
Registration
  • Autorization
Register
* All fields required