Před několik týdny skončila mnoha společnostem a jejich logistickým partnerům sezona spojená se závěrem roku. Logistické systémy pro distribuci jsou v tomto čase enormně přetížené, ale distribuce je náročná činnost i v průběhu běžného roku.
Když e-shop s potravinami Kolonial.cz začal na sklonku loňského roku testovat distribuci do nových oblastí, bylo pro něj – stejně jako v případě už zavedených dodávek – důležité, jak co nejrychleji a nejkvalitněji předávat informace od nakupujících přes sklad až k pracovníkovi závozu. Klíčová je v tomto ohledu zejména elektronická komunikace, která ulehčí komunikaci a eliminuje chybovost, jež v případě služeb typu Kolonial snižuje důvěryhodnost u zákazníků a zvyšuje náklady. Bezchybně proudící informace však nejsou jedinou podmínkou pro zdárný průběh distribuce.
Skladová zásoba na hraně prodejnosti
„Distribuce potravin s sebou nese celou řadu úskalí, které v jiném distribučním segmentu lze v případně nutnosti nějak dohnat,“ potvrzuje Pavel Merfait, business director společnosti ESA a dodává: „Nejcitlivější jsou pravidla ohledně exspirace. V obchodních dohodách mezi majiteli zboží a odběrnými místy bývají často velmi různorodé podmínky na povolené vyčerpání doby minimální trvanlivosti (DMT).“ Bez přesného nastavení masterdat a celého WMS nelze pak správně vyexpedovat zásilky. Případný omyl může mít fatální dopady na zásilku jako takovou. „Skladová zásoba bývá držena na samotné hraně prodejnosti a případný den zdržení při záměně požadovaného DMT může znamenat znehodnocení celé zásilky, nebo v lepším případě prodej za zlomek ceny do obchodů vyprodávajících potraviny s velmi krátkým datem spotřeby,“ vysvětluje Pavel Merfait.
Chyb, které se projeví v distribuci, může být mnoho – od špatných forecastů přes výpadek sortimentu pro konkrétního odběratele až po chybně pickované zboží. Anomálie v distribuci většinou nelze dobře předvídat, a tak nastupuje operativní řešení zvláště, pokud se jedná o změny v objednávkách nebo paletizaci v důsledku výpadku sortimentu. „Forecasting se sice stále vyvíjí a stále více zákazníků chápe jeho důležitost, a tak se snaží ve svém vlastním zájmu poskytovat forecasty co nejpřesnější, bohužel ani zákazník často není schopen správně určit objem většinou hlavně v průběhu sezonních špiček nebo měsíčních objemových výkyvů,“ míní Josef Stříteský, manažer dopravy společnosti FM Logistic. Podle něj se s výkyvy pracuje hůře než v minulosti, protože dnes již neplatí ani dříve neotřesitelné jistoty, kdy byl u daného zákazníka objem vyšší a kdy naopak nižší. „Každý rok překvapí změnou v zažitých stereotypech, obzvláště mluvíme-li o multizákaznické distribuci. Zkušený a schopný tým, spolupracující na vysoké úrovni s ostatními články řetězce, je v takových případech zcela nezbytný,“ dodává.
Jak se připravit na problémy
„Neočekávaným událostem se dá čelit nejlépe, když dobře znáte svého zákazníka. Snažíme se rozumět tomu, co, jak a kdy bude potřebovat, proto s ním společně předem probíráme jeho měsíční a týdenní plány,“ konstatuje Zdeněk Kašpar, ředitel provozu logistiky společnosti DB Schenker. A dodává: „Naši výhodou je i historická zkušenost, díky ní dokážeme objemy v distribuci odhadnout často dokonce i lépe než zákazník, protože jsme přímo ve fyzickém kontaktu se zbožím, které teče přes naše sklady a distribuční síť.“
Možností, jak se vyrovnat s anomáliemi při distribuci zboží, je více. Například DB Schenker využívá ve špičce agenturní zaměstnance. „Abychom je dobře připravili, nabíráme je s předstihem před hlavní sezonou, například už v srpnu a září, a trénujeme, aby se stihli zapracovat. Poté jsou zařazeni do směn s našimi kmenovými zaměstnanci,“ uvádí Zdeněk Kašpar. Svůj pohled přidává také Karel Kváč, obchodní ředitel DSV: „Jak sklad, tak i distribuce zvláště před koncem roku pracují s maximálním úsilím, aby toto období zvládly a eliminovaly případné změny nebo chyby jak na naší, tak i na straně klienta.“ I když společnost GTL v segmentu distribuční logistiky pracuje aktivně jen pro dva zákazníky z oblasti spotřebního průmyslu, i zde v sezoně sázejí především na brigádníky. „Do skladu je najímáme přes personální agenturu a plánujeme je jak s větším časovým odstupem na předpokládané špičky, tak i ze dne na den. Na změny objednávek musíme být v logistice připraveni a takovou změnu především co nejdříve komunikovat dál, zadat do systému a ihned řešit,“ vysvětluje Lenka Čargová, manažerka kvality a marketingu GTL.
Navzdory dokonale nastavenému prostředí a po kontrole se mohou objevit chyby v podobě lidského faktoru. Nejčastěji jde o záměny v pickingu nebo dodání špatného množství. „Zde mohou opět pomoci moderní technologie, díky kterým jsme schopni dopátrat, kde nepřesnost vznikla, a máme tak šanci zaměřit se přesně na článek řetězce, kde se problém objevil,“ říká Pavel Merfait.
Stále žádané razítko
Prvkem, který získává více a více na důležitosti, jsou informace, které se předávají v rámci celého dodavatelsko-odběratelského řetězce. Ve skladové logistice a při objednávání kamionových přeprav se běžně pracuje s elektronickými dokumenty včetně standardizovaných EDI, stále více se tento systém prosazuje i v distribuci. „Při distribuci FMCG zboží je to nejčastěji tak, že zákazník má svůj ERP systém, z něhož se data přesouvají rovnou k nám. Když si pak například koncový spotřebitel objedná zboží přes rozhraní našeho klienta, máme již k dispozici data o tom kdy, komu a kam máme zboží doručit,“ uvádí Zdeněk Kašpar.
Elektronické dokumenty jako základní pilíř včasné zásilky považuje i Karel Kváč: „EDI propojení na straně podání je základem, elektronické potvrzení při doručení začíná být standardem.“ V České republice je ale podle něj stále velká skupina zákazníků, kteří vyžadují razítko na doručujícím dokumentu. „Pro tyto zákazníky máme variantu přenesení vytištěných dokumentů do elektronické podoby a jejich archivaci s případným dohledáním originálního dokladu – v případě, že je vyžadován,“ informuje Karel Kváč. Ve společnosti GTL se setkávají s odlišnými požadavky na (elektronickou) dokumentaci ze strany různých zákazníků, jednotícím prvkem je ale požadavek na výtisk dokumentů k distribuci pro řidiče.
Více menších distribučních míst
Jaké jsou aktuální trendy v oblasti distribuce? Distribuční logistika stále posiluje. Mění se trh výrobců rychloobrátkového zboží, retailových řetězců i velkoobchodních společností. „Civilizace se stěhuje do měst, takže obchodníci musí za nimi. Ve městech vznikají prodejní místa o menších rozlohách, a především s menšími sklady, což klade mnohem větší nároky na logistické providery,“ vysvětluje Robert Kuchar, generální ředitel společnosti MD logistika. S těmito změnami se zároveň zpřísňují legislativní i ekologické požadavky zejména na dopravní obslužnost. „Není tedy divu, že se všechna tato omezení a nové skutečnosti týkají i logistických služeb FMCG,“ dodává Robert Kuchar, jehož společnost vloni naplno vstoupila také do segmentu distribuce, a to díky novému hub and spoke modelu.
Kromě celkového většího důrazu na distribuci představuje další trend zrychlování v doručování, a to v přesně stanoveném časovém okně. To obecně klade velké nároky na přesnost plánování distribuce. „Zde je ještě určitě prostor pro druhou stranu – aby přesnost doručení korespondovala s přesností přijímání zboží,“ podotýká Karel Kváč. Distribuční logistika se bude bezesporu dále vyvíjet v oblasti informačních technologií. „Tento vývoj bude akcelerovat oblast e-commerce a bude se promítat do vyšších nároků kladených na distribuční sklady,“ předpovídá Lenka Čargová. Josef Stříteský se obává prohlubování trendu, kdy firmy stále více šetří na úkor kvality. Zároveň ale dodává, že trendem v dalších letech bezesporu zůstane důraz na maximální optimalizaci toků zboží a omezení manuální činnosti při zpracování objednávek, planningu a následné administrativě.
Názor z branže:
„Zpoždění ukrajuje DMT“
U distribuce potravin je velmi důležité časování dojezdu zásilek. Velmi často mají odběratelé (například velkoobchody) svá centrální překladiště, ze kterých se doručená zásilka zpravidla ještě ten stejný den rozváží na finální prodejny. Dojezd mimo požadovaný čas by pak mohl znamenat výpadek položek na regálu a na zásilce pak další ukrojený den z doby minimální trvanlivosti.
Pavel Merfait
business director
ESA
Text: Stanislav D. Břeň
Ilustrační foto: EPS
Článek původně vyšel v Systémech Logistiky 159 (leden–únor) 2017.