Toky materiálu, komponent či výrobků stále ještě v mnoha podnicích fungují na principu oběhu papírových vychystávacích nebo zaskladňovacích listů, identifikace lokací probíhá pomocí slovního popisu zboží atd. Takovýto systém může v malých skladech s omezeným počtem artiklů vcelku spolehlivě dlouhodobě fungovat. Pokud však počet artiklů, lokací či prostě objem zboží roste, je třeba využít efektivnější řešení řízení skladu za pomoci systému řízeného skladu, resp. systému pro řízení skladu (Warehouse Management System – WMS). Řízení skladových procesů informačním systémem přináší nejen zvýšení efektivity procesů, ale také odstranění chybovosti vznikající při přepisování papírových dokumentů do skladového evidenčního systému. V souvislosti s nedostatkem pracovních sil řada firem také zaměstnává pracovníky ze zahraničí a požaduje takový systém ve skladu, který by byl nezávislý na znalostech a schopnostech lidí a jenž by byl schopen komunikovat v různých jazycích. Moderní WMS toto vše ve větší či menší míře splňují. Elektronická evidence všech skladových operací také dovoluje mnohem snadnější zavedení procedur dosledovatelnosti zboží.
Návratnost investic do implementace WMS se v praxi pohybuje v rozmezí jednoho až dvou let. Finance se vracejí ve zvýšené efektivitě procesů, úspoře zaměstnanců, snížení počtu reklamací atd.

Jádrem systému je mapa skladu zahrnující parametry každého úložného místa (rozměry, nosnost atd.), ať již jde o regálovou pozici nebo zónu na volné ploše. Pro všechny lokace jsou rovněž stanovena pravidla a kritéria, podle kterých s ním lze pracovat (způsob využití místa, vyhrazení pro definovanou skupinu artiklů, používání podle obrátkovosti atd.).
WMS dále zahrnuje informace o skladovaném zboží, resp. o všech logistických jednotkách. Jsou to znovu rozměry, ale také obrátkovost, možnost kombinace s jinými artikly, způsob vyskladňování, podmínky pro balení atd. Každý artikl, každá logistická jednotka jsou pak evidovány, kde se nacházejí, s jakými parametry, dobou exspirace apod.
Výše zmíněné informace ale může uchovávat také skladový modul účetního nebo podnikového systému. V řadě aplikací dokonce systém pro řízení skladu využívá jako zdroj informací právě databázi ERP systému. Jde ale jen o evidenci, o soubor dat. Podstatou WMS systému je ovšem řízení skladových procedur na základě těchto informací a zároveň předdefinovaných pravidel. Hlavní úlohou systému pro řízení skladu je zajistit, aby pracovníci byli optimálně vytíženi, aby dokázali se zbožím co nejefektivněji pracovat. (Některé podnikové systémy ale zahrnují i modul WMS.)

Samotné řízení skladu probíhá na základě souboru algoritmů pracujících se vstupními daty a zadanými pravidly. Podle nich systém na základě dodacích listů a došlých objednávek určuje, kam má být přijatá položka zaskladněna, a naopak která položka z jaké lokace má být vyskladněna, jak s ní má být nakládáno včetně zabalení, kompletace palet atd. Automaticky jsou respektována i pravidla, jako práce se šaržemi, exspiracemi, dodržování FIFO, LIFO atd. Systém přiděluje úkoly jednotlivým skladníkům podle jejich oprávnění práce v daném sektoru skladu.
Hloubka optimalizace řízení skladových procesů je ale u různých aplikací rozdílná. Například u vyskladnění systém v některých případech jen generuje vychystávací listy, jinde zase řídí pohyb skladníků po skladě na základě spočítané optimální cesty pro vychystání dané palety či zakázky tak, aby byly eliminovány neefektivní pohyby po skladu.

Dnes již neodmyslitelnou součást řešení řízení skladu pomocí WMS představuje mobilní práce s daty za pomoci terminálů komunikujících s WMS on-line přes bezdrátovou síť. Terminály jsou tak prostředkem systému pro předávání informací směrem ke skladníkům, tedy k jejich řízení i ke sběru dat o probíhajících operacích. Slouží však i jako kontrolní nástroj, kdy systém pomocí přečtení čárového kódu logistické jednotky při jakékoliv operaci kontroluje, zda daný úkon probíhá správně. Tím v praxi dochází k razantnímu snížení chybovosti všech operací. V důsledku toho jsou eliminovány inventurní rozdíly způsobené chybami, zvyšuje se „pořádek“ ve skladu, klesá počet reklamací nesprávně odeslaného/neodeslaného zboží.
Data od a ze systému pro řízení skladu putují několika cestami. Zmíněné mobilní terminály (ale také třeba tiskárny etiket) komunikují s WMS pomocí standardizovaných nebo vlastních rozhraní, tzv. klientů. Další dostupnou metodou je využívání webového rozhraní, kdy terminály pracují s operačním systémem, na němž je spuštěn internetový prohlížeč. Ten pak komunikuje s WMS. Webové rozhraní je také používáno pro komunikaci s počítači vedoucích pracovníků. Prostřednictvím různých předdefinovaných nebo na míru vyvinutých rozhraní WMS komunikuje s podnikovým systémem, s nímž si vyměňuje data o artiklech, objednávkách, tocích zboží atd.
Trendem u moderních WMS je také využívání EDI. Lze tak přímo komunikovat s dodavateli, resp. odběrateli, o zboží a o dodávkách. (V zásadě je k této komunikaci určen ERP systém, ale někdy se může ukázat jednodušší a schůdnější, aby tento tok dat obstaral přímo WMS.)
Zavedením automatické identifikace ve skladu dochází ke sběru a uchovávání velkého množství dat. Ta představují komplexní a přesné informace o zbožových a materiálových tocích či o efektivitě využití vybavení a personálu skladu. K tomu má WMS systém k dispozici sadu nástrojů. Jde například o ABC analýzu obrátkovosti zboží. Lze také nadefinovat v podstatě jakékoliv sestavy souvisejících dat, která pak mohou sloužit například pro analýzu výkonnosti jednotlivých skladníků, využití prostoru skladu a potřebných kapacit apod.

Na českém trhu jsou nabízeny různé systémy pro řízení skladu – WMS

Kromě ceny se liší zejména určením z hlediska velikosti skladu i typu skladových procesů, resp. zaměření firmy. Podstatné rozdíly jsou také v připravenosti systému, zda jde o hotové řešení, které je třeba „jen“ zkonfigurovat a nastavit pro danou aplikaci, nebo jestli se jedná o systém, který historicky vznikl na míru jednomu zákazníkovi, takže ho bude třeba pro dané nasazení dovyvinout. Někdo také může považovat za výhodnější pořízení globálního systému, kde lze předpokládat delší zkušenosti vývojářů s řízením skladů. Jiné firmě bude zase vyhovovat spíše lokální systém, který více reflektuje specifika trhu.
Rozdíl je také v míře modularity systému – zda daný WMS existuje jen v základním řešení anebo jestli jsou k dispozici moduly, které lze volit podle potřeby. Rovněž v připravenosti na moderní technologie můžeme mezi WMS pozorovat diference (hlasové vychystávání, RFID, EDI).