Když v roce 2006 připravovala firma HOPI sklad ve Stránčicích pro zboží svého nového zákazníka, společnost Procter & Gamble, ukázalo se, že do té doby využívaný WMS systém EWM neumožňuje pokrýt všechny potřebné skladové procesy požadované zákazníkem, navíc už dodavatelem nebyl podporován. Z toho důvodu logistická firma oslovila společnost D.H.S. – Data, Hardware, Software (D.H.S.), původního dodavatele systému EWM, s požadavkem na nové řešení. „Jednou z možností bylo vyvinout vlastní řešení na systému SAP, ale celý projekt musel být připraven v relativně krátkém čase,“ popisuje Ivan Mokříš, IT manažer firmy HOPI. „Rozhodli jsme se proto obrátit se na firmu D.H.S., aby nám řešení na zakázku připravila.“
D.H.S. nabídla systém BIPOLAR, který byl pro potřeby logistické společnosti dovyvinut podle konkrétních požadavků. Stejně jako u EWM je i systém BIPOLAR specializovanou nadstavbou na systém SAP. Ten HOPI využívá v širokém rozsahu, a to i pro kompletní evidenci zásob včetně přiřazených lokací. Na základě prvního zadání byla zpracována vstupní analýza. Proběhl sběr dat, konzultace s pracovníky logistiky i skladu. Vznikla analýza obsahující popis stávajících procesů a definici změny jednotlivých toků dokladů a informací. Zahrnovala již také detailní definice hardwaru, popis konfigurace a číselníků skladového systému BIPOLAR, návrh používaných etiket, rozsah školení atd.
Jednotlivé skladové procedury, které původně nepokrývalo tehdejší softwarové řešení, ale byly z pohledu HOPI a jejího zákazníka požadovány jako nezbytné, byly zanalyzovány do základních skladových úkonů a takto naprogramovány do prostředí BIPOLAR (aplikační SW, konzolové aplikace pro PC, komunikační SW pro jednotlivé mobilní terminály – tenký klient). Součástí projektu bylo i dodání řešení pro inventarizaci skladových zásob.
Na základě analýzy tedy bylo jako primární cíl projektu určeno zajistit skladové a komunikační procedury a úkony, které systém SAP nepokrýval, a to tak, aby procesy systému SAP nebyly jakkoli narušeny a BIPOLAR jako doplňkový WMS s ním zcela splynul. Celkově pak mělo dojít ke zrychlení práce skladu na základě on-line řízení skladových procedur a k jejich co největší automatizaci. Významnou úlohou nového systému měl být také on-line management skladových položek a jejich pohybů včetně dohledatelnosti až k jednotlivým dopravcům (poslední sken provádí řidič na místě vykládky). V neposlední řadě se BIPOLAR měl postarat i o maximalizaci využití lidských zdrojů ve skladu pomocí systému navrhovaného přidělování úkolů a činností řízeného aktuálním využitím a polohou jednotlivých pracovníků v rámci skladu.

Řešení zahrnovalo i dodávku bezdrátové sítě a mobilních terminálů

Intenzivní práce na projektu započaly 1. 4. 2006, o dva měsíce později došlo k podpisu akceptačního protokolu zákazníkem a od počátku srpna systém BIPOLAR pracoval již v plném provozu.
Součástí dodávky projektu bylo i hardwarové vybavení, tedy zajištění rádiové infrastruktury, dodávky mobilních ručních terminálů a dalšího příslušenství. „Hardwarová infrastruktura je postavena na technologii společnosti Motorola. Základ tvoří rádiová síť řízená přepínačem WS 5100 a mobilní terminály MC9060 a MC9090 pracující na systému Windows CE. Celkem nyní v skladu pracuje kolem šedesáti těchto terminálů,“ uvádí Miroslav Hemerka ze společnosti D.H.S. Pavel Šubrt, ředitel této firmy, k tomu dodává: „Schopnost komplexně realizovat takovéto rozsáhlé řešení považuji za významnou výhodu naší společnosti – od integrace specializovaných systémů přes rádiovou síť, terminály až po další služby, jako jsou dodávky etiket, vzdálený monitoring systémů atd.“

Systém byl rozšířen o mnoho přínosných funkcionalit

Systém pro řízení skladů BIPOLAR pochází z vlastního vývoje D.H.S. Je určen pro uživatele SAP R/3 jako nadstavba s napojením na moduly MM nebo WM. Systém lze rozčlenit na moduly podle pokrývaných skladových procesů: Příjem zboží, Uskladnění, Přeskladnění/doplňování, Vyskladnění, Inventura, Vyřazení zboží a Kontrola expedice. Poslední jmenovaný modul si v projektu nového WMS v HOPI získal velkou pozornost. V rámci zlepšování služeb a snahy snížit chybovost totiž HOPI přišla s požadavkem na rozšíření jeho funkcionalit. Modul Kontrola expedice tak nyní zahrnuje dodatečnou kontrolu zboží na paletě po vychystání či až na expediční zóně. Postupně se také vyprofiloval modul Optimalizace. Uživatel si nyní může vyvolat přehled procentního zaplnění jednotlivých palet. Modul také umí podle kmenových dat spočítat optimální zaplnění palety. Na základě těchto dat může pracovník převádět jednotlivé kartony z jedné palety na jinou, a to i po ukončení procesu vychystávání.
Posíleny byly také možnosti systému BIPOLAR v oblasti inventury. Na základě vlastního filtru (artikly, fyzická oblast skladu atd.) nebo na základě výstupů z chybovosti skladníků systém vytvoří množinu lokací, kde lze provádět průběžnou inventuru za plného provozu.
„Velmi silný nástroj systému BIPOLAR představuje rozdělování práce,“ vysvětluje Jan Dvořák, zodpovědný za vývoj popisovaného systému. „Při velkých objemech zboží, jaké protékají skladem společnosti HOPI, by bylo v podstatě nemožné zabezpečit efektivně rozdělení práce pro desítky skladníků bez vhodných nástrojů. BIPOLAR uživateli umožňuje přiřadit jednotlivým skladníkům úkoly například podle typu práce, fyzického rozdělení skladu nebo podle druhu zboží. Přidělování úkolů probíhá buď v ručním režimu, nebo v plně automatickém s tím, že podle preferencí uživatele má skladník v rámci přidělených úkolů větší či menší možnost organizace vlastní práce.“
Systém BIPOLAR zná mapu skladu a je schopen na základě požadavku z informačního systému přidělit provedení požadované skladové operace fyzicky nejbližšímu skladníkovi.
Ve spolupráci s informačním systémem poskytuje BIPOLAR plnou informovanost o každém druhu zboží ve skladě (kde se právě nachází, jak dlouho ve skladě je, kdy půjde k expedici atd.).
Silnou stránkou systému je také jeho robustnost a výkonnost vycházející z toho, že jde o nadstavbu systému SAP. Počítá se tak s jeho nasazením v rámci velkých skladových provozů s velkým počtem pracovníků skladu a skladových operací.

Zpřesnění a zrychlení skladových operací, úspora nákladů

Použití systému BIPOLAR umožnilo společnosti HOPI zcela pokrýt požadavky zákazníka na rychlost, sledování, dohledatelnost a přesnost skladových procesů a výrazné snížení chybovosti. Systém navíc umožnil rychlé dohledání všech provedených úkonů a doložení jakýchkoli případných rozdílů zjištěných u koncového zákazníka.
Fyzické toky zboží mohly díky implementaci systému BIPOLAR zůstat zachovány podle globálních standardů Procter & Gamble a interních postupů HOPI; jeho absence by úpravy fyzických toků nutně vyžadovala. Došlo však k zásadní restrukturalizaci toků informací a dokladů, zejména s ohledem na dostupnost veškerých informací v té nejaktuálnější podobě.
Úspěšná implementace systému pro klíčového zákazníka Procter & Gamble umožnila logistickému operátorovi nasadit BIPOLAR paralelně i pro další nové zákazníky a moci tak mohla nabídnout rychlé a maximálně efektivní služby. Společnost HOPI již BIPOLAR nasadila také ve svém novém provozu v Maďarsku.