K tomu všemu je třeba mít co nejpodrobnější a nejpřesnější údaje o užívání vozíků. Dodavatelé techniky pro tento účel nabízejí ucelené systémy pro monitoring provozu manipulační techniky. Sestávají z modulů na vozíku (identifikační zařízení – řídící modul, snímače, záznamový modul – datarekordér, vysílač atd.), identifikačních čipů nebo karet, přijímače, čtečka (formátovačka) karet, serveru a vyhodnocovacího programového vybavení. Dodavatelé manipulační techniky jsou schopni své systémy aplikovat na vozíky dodatečně, a to i na techniku konkurenčních značek. Trendem však je mít vozík připraven již z výroby, což značně snižuje náklady na zavedení systému. Pokud zákazník hodlá pořizovat rozsáhlejší flotilu, měl by již na počátku zvážit možnost jeho využití. Požadavky na něj může začlenit i do podkladů pro tendr na dodavatele techniky.
Systémy od různých dodavatelů nabízejí různou úroveň monitoringu. Jednotlivé systémy jsou navíc škálovatelné, takže podle potřeb provozovatele lze využívat jen určitou míru funkčnosti, což má vliv zejména na potřebný hardware, tedy na investiční náklady.
Za základní úroveň funkcí můžeme považovat přihlašování řidiče k vozíku. Tím lze sledovat, v kterých časech kdo s vozíkem pracoval. Možnost identifikace řidiče zároveň dovoluje řízení přístupu pracovníků k technice. Umožňuje se tak konkrétnímu pracovníkovi obsluha jen takového typu techniky, na jejíž řízení má potřebná oprávnění, nebo mu umožnit pracovat jen s konkrétním vozíkem. Už i tato jednoduchá evidence má pozitivní vliv na zacházení s vozíky.
V rámci druhé úrovně se sleduje délka a čas pojezdu vozíku, tedy skutečné motohodiny. Na základě tohoto údaje vyhodnocovací software vypočítá procentní využití vozíku. Výsledky tvoří základní podklad pro optimalizaci počtu vozíků ve flotile a jejího složení.
V provozu se nelze zcela vyhnout drobným i vážnějším kolizím vozíku s jiným vozíkem, s regálovým systémem, se zbožím či dokonce s pracovníkem skladu. Provozovatel skladu však musí dělat vše pro to, aby riziko takovýchto kolizí eliminoval. Jednou z účinných cest je využití nárazových senzorů v rámci systému monitoringu provozu manipulační techniky. Několik senzorů umístěných na vozíku zaznamená jakýkoliv náraz. Pokud jeho intenzita převýší stanovenou mez, je provedena přednastavená akce. Podle intenzity nárazu může vozík buď náraz jen zaznamenat, nebo i zasáhnout do činnosti vozíku jeho zpomalením na minimální rychlost či úplným vypnutím vozíku. Následně je povolán vedoucí směny či skladu, který posoudí situaci a rozhodne o jejím řešení. Pokud prohlásí vozík za provozuschopný, přihlásí se k němu a díky svému vyššímu oprávnění ho odblokuje. Systém pak zároveň registruje nejen to, kdo byl k vozíku přihlášen ve chvíli nárazu, ale i který pracovník provedl odblokování. Vážnější kolize jsou tak zaznamenávány a údaje mohou sloužit pro zjišťování příčin nehod i při hodnocení zaměstnanců.
Za nejvyšší míru funkcionality se považuje podrobný monitoring pojezdů, zdvihů, případně i řízení. Jde o velmi detailní data, která dále zvyšují možnosti optimalizace provozu vozíků a celé flotily.
Identifikace obsluhy vozíku může probíhat několika způsoby. Základním způsobem je PIN přidělený pracovníkovi. Více funkcí dovoluje magnetická karta, která může uchovávat více údajů o řidiči a jeho právech a o vozících. Je ovšem relativně citlivá na poškození, proto se využívá především pro ty, kteří s vozíky nejezdí, jako například pro servis nebo vedoucí pracovníky. Vůbec nejoblíbenější variantou tak jsou tzv. čipy ve formě přívěšku na klíče. Výhodu představuje zejména jejich odolnost vůči poškození. Pro pracovníka navíc není problém mít ho trvale připojený na klíčích, což snižuje riziko ztráty.
Několik variant existuje také pro přenos získaných dat do počítače provádějícího vyhodnocování. Základní možností je přenos dat přes kartu nebo čip řidiče. Vozík nahraje do karty příslušné informace o provozu. Řidič pak kartu přiloží ke čtecí jednotce, jež může být umístěna např. při východu ze skladové haly. Dále lze data přenést přímým připojení laptopu pomocí servisního kabelu (rozhraní RS-232 nebo USB).
Velice populární je však v poslední době rádiový přenos. Vysílač na vozíku přenese sebraná data zcela automaticky ve chvíli, kdy se dostane do dosahu vyhrazeného přijímače. Ten může být umístěn např. u nabíjárny, kam několikrát denně všechny skladové vozíky přijíždějí. Pokrytí signálem může být i rozsáhlejší; při dobrém pokrytí prostoru jsou pak data k dispozici takřka on-line.
Získané údaje vyhodnocuje specializovaný software. Možnosti reportingu spočívají v seznamech, tabulkách a grafech pro jednotlivé stroje a zaměstnance, ale i pro skupiny vozíků a pracovníků nadefinované podle místa, činnosti nebo typu techniky.
Finanční náklady na pořízení a provoz systému se velmi liší podle množství a druhu sbíraných dat a způsobu jejich přenosu. U větších vozíků však náklady na monitoring jednoho vozíku dosahují řádově jednotek procent jeho pořizovací ceny. Pokud díky dostupným datům firma dokáže optimalizací flotily ušetřit několik vozíků, investice do monitorovacího systému se velice rychle vracejí.