Společnost OLTIS realizovala ve skupině UNIPETROL projekt Informační systém pro dopravu a logistiku (dále ISDL) na základě výběrového řízení z roku 2001 s cílem unifikovat datovou základnu v oblasti dopravy a logistiky ve všech druzích dopravy a poskytnout pro komunikaci společnou platformu jak v oblasti nákupu, tak i prodeje v úzké návaznosti na podnikový informační systém SAP R/3, při současném zachování autonomie jednotlivých informačních systémů ve společnostech skupiny.
Vzniklo několik originálních řešení, která funkčně pokrývají technologická a technická specifika jednotlivých společností skupiny se zachováním možnosti využití společné datové základny (například řešení pro železniční dopravu společnosti UNIPETROL DOPRAVA, zahrnující kromě technologie vlečky i pokrytí činností obstarávání železničních přepravních služeb a role speditéra, operátora s železničními vozy, ale zejména významného železničního dopravce na celostátní dráze).
Zájem zkvalitňovat a zefektivňovat činnosti skupiny v oblasti dopravy a logistiky umožnily postupně projekt rozšiřovat o nové funkční celky a úzce provázané aplikace. Jedno z nich je i webový portál pro dopravce společnosti UNIPETROL RPA.
Komunikace společnosti UNIPETROL RPA s potenciálními dodavateli služeb v silniční dopravě probíhala ještě před třemi lety především pomocí e-mailů. Na zpracování výsledků výběrových řízení a standardní předávání informací o cenách pro jednotlivé destinace pracovníkům obchodního útvaru zákazníka sloužil izolovaný informační systém. Zákazník proto požadoval v rámci ISDL vyvinout systém pro výběrová řízení na silniční dopravu.

Portál slouží k organizaci různých výběrových řízení

Vyvinutý webový portál slouží zejména pro organizační zajištění výběrových řízení na poskytovatele dopravních služeb hlavně pro přepravy produktů ke koncovým zákazníkům a do meziskladů a zároveň ke komunikaci s dopravci. Cílem je na základě zveřejněných poptávek a přijatých nabídek od smluvních dopravců (jejich výběr podléhá jiným než cenovým kritériím) vytvořit seznam platných a závazných cen za přepravu. „Ceníky jsou následně on-line propojeny s objednávkami přepravy, takže disponent spedice dostává aktuální informace o cenách, s nimiž má pracovat, přímo ze systému,“ doplňuje Karel Švepeš, ředitel úseku distribuce a logistiky společnosti UNIPETROL RPA.
Uživatel může pořádat zejména hromadná výběrová řízení pro zjištění cen na všech v současné době v systému existujících relacích. K tomu dochází pravidelně jednou ročně, v případě změn na trhu i dříve (např. když jsou stávající ceny v platné výši neudržitelné – nárůst cen nafty, zavedení mýtného apod.). Portál slouží také k uspořádávání výběrových řízení na jednotlivé přepravy v případě například nové destinace, speciální zakázky apod.

Oslovení dopravců, zpracování i vyhodnocení probíhá automaticky

Nové hromadné výběrové řízení je založeno jednoduše výběrem z číselníků. Požadované parametry a specifika poptávky jsou zadány ručně, nicméně podkladová data o destinacích, termínech, objemech či typu nákladu jsou získána importem dat z jiného systému, konkrétně komunikací s používaným obchodním a marketingovým systémem (E-commerce). Systém vytvoří poptávky podle zadaných parametrů a zajistí hromadné oslovení potenciálních dopravců. Jejich informovanost o vypsání výběrového řízení zajišťuje systém pomocí generovaného e-mailu s textovým popisem poptávky a způsobu přihlášení.
Přístup účastníků výběrových řízení je realizován prostřednictvím webové technologie, zabezpečen je jménem a heslem. Data do jednotlivých řádků vkládá dopravce manuálně. Jde o zadání údaje o ceně, měrné jednotce a měně, ve které je uváděná cena. Měrná jednotka určuje, zda se jedná o cenu za tunu, případně za vozidlo. Volitelně lze využít poznámku. Cena v systému platí jako nabídková a je spojena s konkrétní relací, dodavatelem, typem vozidla a dalšími specifikacemi pro určité období její platnosti (u hromadných tendrů obvykle jeden rok). Každé výběrové řízení má stanoven termín pro vložení ceny. Do tohoto termínu nejsou speditérem vložené údaje o ceně zobrazitelné pro vyhlašovatele a samozřejmě ani pro ostatní účastníky. Informace o výsledcích jsou zúčastněným doručeny automaticky e-mailem. Skutečné ceny i s výsledkem výběrového řízení jsou pro speditéra stále přístupné v systému.
Systém dále zajistí zpracování nabídek, jejich automatické srovnání a vyhodnocení podle nastavených kritérií. V případě nespokojenosti s výsledky výběrového řízení může UNIPETROL RPA opakovat výběrové řízení s možným stanovením maximální ceny. Pro případné spory lze dokladovat průběh výběrového řízení a transparentnost cenových jednání.
V průběhu realizované dopravy portál zajišťuje rovněž interpretaci plnění kontraktů. Při dlouhodobých kontraktech portál zprostředkovává vazbu dopravců na firmu UNIPETROL RPA používanou další aplikací v rámci projektu ISDL pro operativní plánování ložného prostoru k jednotlivým dodávkám. Úkolem portálu je též avizace dopravních prostředků, generování podkladů pro fakturaci služeb a vytváření dohadných položek.
Jednotliví dopravci mohou kromě předání nabízených cen sledovat přes portál také své platné ceny z minulých tendrů, sledovat poměr počtu zásilek s nabídnutou cenou ve srovnání s cenou jiného dodavatele na stejné destinaci nebo třeba sledovat poměř vlastních přeprav k celkovému objemu v členění podle země určení.

Systém přinesl jednoduchost, transparentnost a komplexnost

Webový portál pro komunikaci s dopravci přinesl společnosti UNIPETROL RPA řadu výhod. „Po zavedení funkcionality portálu se komunikace s dopravci integrovala do jednoho logistického informačního systému s on-line návazností na podnikový informační systém,“ vysvětluje Slávka Klepková, obchodní ředitelka společnosti OLTIS.
Velkou výhodou je také transparentnost výběrových řízení prostřednictvím záznamu podstatných akcí systému. Ovlivnit výběrové řízení je v podstatě nemožné i proto, že ceny všech dodavatelů jsou zpřístupněny až po jeho uzavření.
Komunikace s dopravci se také výrazně zjednodušila, zrychlila a zpřehlednila. Přechod na komunikaci přes portál tak vedl k obecnému zlepšení vztahů s dopravci. „Naši smluvní dopravci přijali portál naprosto bez problémů. Považují ho za lepší, spravedlivější a efektivnější systém výběrových řízení,“ říká Karel Švepeš.
K nesporným výhodám musíme přičíst rovněž úsporu administrativy (vypsání výběrového řízení, poptávka dopravců i vícekolově, distribuce výsledků cenového jednání pro potřeby obchodu atd.).

Fakta
15–20
smluvních dopravců má společnost UNIPETROL RPA. Jejich výběr nepodléhá cenovým kritériím.

Webový
portál přepravce funguje jako nástavbová funkcionalita nad informačním systémem pro podnikovou dopravu a logistiku.