Běžné účetní systémy obvykle umožňují evidovat vozový park, jejich možnosti jsou však velmi omezené. Svou úlohu splní pro evidenci několika vozidel menší firmy, kde není doprava hlavním předmětem činnosti, ale nestačí pokrýt potřebu správy větší flotily. Moduly pro evidenci vozidel nabízejí také podnikové informační systémy. Ty již dokážou zvládnout velký objem dat bez podstatného poklesu výkonu či dalších potíží. Někteří odborníci jim ale vyčítají nízkou flexibilitu, tedy schopnost přizpůsobit se specifickým potřebám daného podniku. Další variantou jsou moduly pro správu vozového parku nabízené jako součást systémů pro monitoring vozidel nebo pro plánování dopravy. Díky tomu, že tyto systémy obvykle míří do segmentu dopravních služeb, vyhovují lépe potřebám velkých flotil. Nejvyšší funkcionalitu však logicky poskytují specializované systémy pro správu vozidel, resp. mechanizačních prostředků obecně.

Základní úkol systémů pro správu flotily představuje evidence vozidel, osádek i subjektů, jako jsou odběratelé služeb, doručovací místa atd. Evidovat je důležité také potřebu výkonů dopravního prostředku včetně informací potřebných pro jejich zpracování. Po přidělení kapacity vozidla a posádky zakázce dojde k vydání pokynů pro dopravní výkon. Do databáze systému poté vstupují data o realizaci dopravy, včetně dodržování pracovní doby a povinných přestávek řidiče, údajů o spotřebě paliva atd.
Samotná evidence vozidel zahrnuje také některé specifické komponenty či vybavení vozidla vyžadující častou výměnu, údržbu nebo speciální pozornost. Jde zejména o pneumatiky – na jaké pozici je která pneumatika obutá, její stav, proběh i předpokládaná životnost. Sledování provozních náplní usnadňuje správci flotily plánování doplňování a výměn. Sofistikované systémy umožňují sledovat tyto údaje také k nástavbám, chladicím agregátům apod. Evidovány jsou i servisní úkony, doby platnosti technický prohlídek atd.
Analogicky k údajům sledovaným u vozidel by systémy pro správu flotily měly evidovat i údaje o řidičích. Jde především o jejich pracovní dobu, harmonogram jízd, platnost lékařských prohlídek nebo speciálních školení či povolení.

Cest, jak systém získává data, je několik. Požadavky na dopravní výkon například většinou přicházejí z podnikového systému, možné je i ruční zadávání. Ručně bývají systému předávány výkazy výkonů, modernější metodu představuje spojení se systémem pro monitoring vozidel. Kmenová data (struktura podniku, zakázky, odběratelé zboží či dopravy…) bývají importována z podnikového systému, stejně jako informace o dopravovaném zboží. Načítat lze data o tankovacích kartách i o dalších nákladech, jako třeba dálniční poplatky, platby za tunely apod. Vstupní data doplňují lokální smlouvy, například o využívaných tankovacích stanicích u sousedních firem, a údaje o prováděných opravách (limity proběhů, popis opravy…).
Důležitým výstupem jsou fakturační údaje a podklady pro mzdy a diety řidičů. Ty obvykle bývají pomocí datového rozhranní exportovány do podnikového účetního systému, někde však fakturaci zakázek provádí přímo dopravní oddělení za pomoci systému pro správu flotily.

Evidence je však jen jednou z činností, kterou systémy pro správu vozového parku zastávají. Druhým bodem jsou analýzy a reporty, na základě nichž mohou probíhat vyhodnocování různých parametrů, událostí či stavů a také plánování. Náklady a výnosy, trendy, statistiky, kontrola plnění všech zákonných povinností i firemních pravidel řidiči a společností – výčet reportů je v podstatě neomezený, záleží na požadavcích společností a na tom, zda jsou v systému dostupná data nezbytná pro získání výsledků. Důležitou součást reportingu tvoří alertní hlášení. Jde o upozorňování na nesoulad v datech nebo na blížící se důležité termíny (garanční prohlídka, výměna pneumatik, přezkoušení řidiče apod.)

Informační systémy pro správu dopravních flotil však neprovádějí plánování dopravy či rozvozových tras. To je již doména mapových a plánovacích systémů. Mohou ale poskytnout velké množství informací, sloužících pro dispečera provádějícího samotné plánování. Nebo také mohou sloužit jako zdroj informací zmíněným plánovacím systémům.

Je třeba upozornit, že ne všechny moduly či systémy určené pro správu vozového parku zahrnují výše popsané funkcionality. Míra sofistikovanosti jednotlivých programů je dána jak samotnou kvalitou systémů, tak stupněm jejich specializace. Volba konkrétního řešení musí vycházet z pečlivé analýzy potřeb firmy. Ty se mohou zásadně lišit stejně jako ceny a implementační náročnost jednotlivých systémů. Velký rozdíl v systémech pro správu vozového parku lze kromě uživatelského komfortu a množství funkcí vidět také v jejich flexibilitě, jinými slovy v míře jejich nastavitelnosti. Málo flexibilní systémy si mohou vyžádat dovývoj některých požadovaných vlastností, což může zásadně zvýšit původně příznivou cenu systému. Na druhou stranu tam, kde nejsou vyžadovány speciální funkce a základní možnosti jednoduššího programu postačují, by implementace specializovaného systému nebyla ekonomicky smysluplná.