Producent hliníkových polotovarů, společnost Alcan Děčín Extrusions, se delší dobu potýkala s nedostatkem prostoru v areálu svého výrobního závodu. Veškeré skladování, nákup a řízení zásob pomocného a režijního materiálu bylo řešeno na velice malém a nevyhovujícím prostoru. V důsledku toho docházelo ke křížení dopravních a materiálových toků. Skladování pomocného materiálu bylo kromě uskladnění v centrálním skladu roztroušeno na dalších sedmi místech. „Kvalitu skladování jsme vyhodnotili jako nedostačující s neefektivním využitím skladových prostor. Ve skladových zásobách leželo před započetím projektu přibližně 37 milionů korun,“ řekl Michal Šesták, vedoucí nákupu společnosti Alcan Děčín Extrusions. Vedení výrobce hliníkových polotovarů se proto odhodlalo k radikálnímu řešení. Rozhodlo se k ojedinělému převedení zodpovědnosti za skladování a nákup na externího dodavatele služby. Od projektu si firma Alcan slibovala optimalizaci zásob, snížení počtu pracovníků a optimalizaci logistických toků v rámci areálu. Outsourcing těchto aktivit měl navíc výrobní firmě poskytnout prostor pro výstavbu nového provozu.
V roce 2006 proto Alcan vyhlásil výběrové řízení s požadavkem na outsourcing skladování a nákupu pomocných a režijních materiálů, který chtěla zajišťovat mimo prostory výrobního závodu. Tendr vyhrál jeden z jejích dodavatelů přepravních služeb, logistická společnost BOHEMIA CARGO. „Hlavní důvod našeho vítězství byl v tom, že jsme jako jediný dodavatel navrhli řešení nejen vlastního skladování, ale i celé oblasti nákupu,“ vysvětlil Michal Svoboda, vedoucí marketingu logistického providera BOHEMIA CARGO. Projekt byl vzhledem k náročnosti rozdělen do dvou částí: na skladování a nákup.

Nové skladové prostory jsou od původních pouze 3 km

V návrzích na změny systému skladování se muselo počítat s určitými riziky souvisejícími s technickými požadavky na skladování mnoha materiálových skupin. Šlo například o pracovní pomůcky, náhradní díly a stavební materiál. Společnost BOHEMIA CARGO se proto musela nejdříve přesvědčit, zda disponuje odpovídajícími skladovými prostory a skladovými systémy. Další rizika hrozila v dodržení požadavku plynulosti dodávek zákazníkům a s tím související oblastí bezpečného přístupu k potřebným informacím. Společnost Alcan měla obavu, aby se její pracovníci byli schopni dostat k potřebným informacím o momentálním stavu materiálu na skladě. Další oblast, kterou bylo nutné vyřešit před začátkem projektu, souvisela s propojením informačních systémů obou firem.
Při samotné realizaci úkolu byly veškeré skladové zásoby spolu s technickými a komunikačními prostředky přemístěny do 3 km vzdáleného skladu firmy BOHEMIA CARGO. Tyto skladové prostory disponují regály, ve kterých je drobný materiál určený k ručním výběrům umístěn v nejnižším patře v buňkách, které jsou dále děleny pomocí regálových polic na další dílčí pozice. Ležáky a objemné zboží jsou pak uloženy ve vyšších patrech v místech určených pro neobrátkové zboží.
Jedním z důvodů realizace projektu byla již zmíněná neúnosná dopravní situace v areálu firmy, kde docházelo ke křížení dopravních a materiálových toků. Společnost BOHEMIA CARGO proto navrhla řešení spočívající v pravidelných závozových intervalech. „Materiál v rámci firmy dodáváme na devět míst. Tyto položky jsou posílány přímo na pracoviště bez nutnosti chození do skladů a s tím souvisejících časových prodlev,“ upřesňuje Michal Svoboda.

Nákup je v plné režii logistického providera

To, že si logistický provider poradí s procesy skladování, se od něj očekává. Druhá fáze projektu se však týkala převedení kompetencí v oblasti nákupu, tedy odvětví, s kterým BOHEMIA CARGO do té doby neměla zkušenosti. V současné době se tak kromě objednávání materiálů stará o aktivity související s přejímkou a kontrolou zboží, jeho výdejem a rozvozem v rámci areálu. Zlepšení efektivity nákupních procesů spočívalo ve využití informací řízeného skladu, automatickém generování požadavků a optimálním využití technických prostředků. To vše umožňuje flexibilně řídit množství zásob a plochy, kterou tyto zásoby zabírají.
Firma Alcan zajišťovala před realizací projektu nákup pomocných a režijních materiálů od 60 dodavatelů jedním nákupčím prostřednictvím podnikového informačního systému SAP. „V oblasti personální jsme přemýšleli, jestli přesuneme našeho nákupčího pod BOHEMIA CARGO a tím zajistíme kontinuitu nebo zda využijeme jejich pracovníka. Nakonec jsme se rozhodli pro druhou variantu. Po zpětném hodnocení za deset měsíců jsme zjistili, že jde o dobrou volbu,“ doplňuje Michal Šesták.
Při volbě informačního systému stály obě společnosti před dvěma alternativami – možností propojení zákazníkova informačního systému SAP s IS realizátora projektu nebo možností začít používat nový, speciálně upravený informační systém dodavatele služby. Nakonec se výrobce rozhodl pro druhou variantu. „Propojení SAP se systémem dodavatele by bylo finančně velmi náročné,“ vysvětluje volbu Michal Šesták.
Jedním ze zásadních cílů zadavatele projektu bylo snížení finančních prostředků vázaných na skladové zásoby. Materiál proto až do vyskladnění zůstává majetkem společnosti BOHEMIA CARGO. Pouze vyskladněný a zavezený materiál je možno fakturovat jednou za měsíc.
Zadavatel projektu měl na počátku obavy ze zvýšených vstupních nákladů souvisejících s převedením obchodních aktivit na logistického providera. Nestalo se tak. „Nákupní ceny kontrolujeme jednou za měsíc a porovnáváme je s výchozím stavem. Vstupní náklady se nezvýšily,“ potvrzuje Michal Šesták. Další obavy plynuly z převodu 35 dodavatelů na nového odběratele. Naštěstí se ani tyto obavy nepotvrdily a vztahy s dlouhodobými dodavateli zůstaly nedotčeny.

Hodnocení projektu předčilo nejoptimističtější očekávání

Finanční vyhodnocení projektu přináší potěšující výsledky. Celková finanční úspora projektu je po jednom roce téměř 2,7 milionu Kč. K těmto úsporám došlo kromě již zmíněných snížených finančních prostředků vázaných v zásobách (průměrná zásoba klesla z 37 milionů na 18 milionů Kč) také díky snížení počtu pracovníků a úspoře času při výdeji materiálu. „Zatím jsme efektivnější a díky optimalizaci ,živých‘“ položek v průběhu prvního roku jsme uspořili dalších 1,2 milionu korun,“ zdůrazňuje Michal Svoboda. Nefinanční přínosy vznikly díky uvolnění dopravní situace v závodě. Zákazník také získal část volných skladových prostor, které může využít pro výstavbu nové výrobní haly. „Chtěl bych zdůraznit, že zadání projektu znělo: za prvé vyčlenit činnosti z areálu firmy Alcan, a tak je další úsporou prostor, který výrobní firmy získala vyčleněním těchto činností mimo areál společnosti,“ doplňuje Michal Svoboda. Spokojenost s fungováním projektu potvrdil Michal Šesták: „Když jsme do projektu šli, řekli jsme si, že pokud budeme po prvním roce na nule bez nákladů navíc, budeme projekt považovat za úspěšný. Z toho vyplývá, že jsme s projektem spokojeni.“
V budoucnu čeká na BOHEMIA CARGO další optimalizace nákladů, a to na úrovni 3 % za rok. Rezervy obě zúčastněné strany vidí ve zdokonalení podpory informačním systémem. V plánu je nabídnout celý projekt sesterské organizaci Alcan Slovensko.
Zmíněný projekt nepřinesl užitek pouze zákazníkovi. Společnost BOHEMIA CARGO díky němu získala nové zkušenosti v oblasti nákupu, které může využít v ostatních činnostech firmy. „Tato služba je součástí komplexního servisu a v tuto chvíli ji vnímáme jako naši konkurenční výhodu,“ uzavírá Michal Svoboda.

Fakta
19 mil. Kč
činil pokles průměrné skladové zásoby. K dalším úsporám došlo díky snížení počtu pracovníků a úspoře času při výdeji materiálu.

2,7 mil. Kč
se ušetřilo za první rok pilotního projektu. V budoucnu se očekává díky pokračující optimalizaci další 3% snížení nákladů za rok.