V situaci, která vyžadovala přehodnocení distribučních procesů, se vloni ocitla společnost CONAN, jež je na Slovensku distributorem navigací GARMIN. Firma s patnácti zaměstnanci dosáhla obratu 250 mil. Sk a prudce rostoucí zájem o GPS navigace ji přinutil hledat strategického partnera. „Zabezpečovat všechny činnosti vlastními silami bylo pro nás velmi náročné. Vzhledem k tomu, že jsme neměli zájem rozšiřovat počet našich zaměstnanců ani skladové prostory, rozhodli jsme se najít poskytovatele logistických služeb, který by zvládl nejen skladování, ale také distribuci, balení, instalaci softwaru do navigací a jejich vstupní kontrolu,“ říká Daniel Boďa, obchodní ředitel společnosti CONAN. Po důkladném zvažování se firma rozhodla pro spolupráci se společností GEFCO Slovakia.
Připravit náročný projekt kompletního outsourcingu distribuční logistiky, včetně všech obslužných činností, od pracovníků GEFCO Slovakia vyžadovalo kvalitní přípravu a plánování. „V první fázi plánování bylo potřeba vytvořit předběžnou studii všech logistických procesů. Na základě konzultací s klientem jsme přistoupili k detailnímu rozboru řešení, zahrnujícímu už i cenové kalkulace. Po odsouhlasení zákazníkem jsme mohli nastartovat samotný proces implementace řešení,“ vysvětluje posloupnost kroků Anton Keleši, projektový manažer pro Logistic Solution a GefBox system společnosti GEFCO Slovakia.

Příprava si vyžádala spolupráci různých odborníků

Při implementaci řešení bylo prvním úkolem vytvoření tzv. GEFCO týmu a přidělení vedoucího projektu, který byl zodpovědný za jeho uvedení do praxe. Byla vytvořena řídící komise pro kontrolu všech projektových činností. GEFCO tým byl kvůli složitosti řešení složený z odborníků různých oddělení. „Například při zabezpečení speciálního softwaru byla potřebná spolupráce s naším IT oddělením i spolupráce s oddělením lidských zdrojů, protože jsme museli přijmout nové zaměstnance. Další pracovníci měli na starosti výběrové řízení na dodavatele různých zařízení, protože bylo nevyhnutelné zabezpečit kvalitní skladování a výrobní prostory se speciálním režimem, zabezpečovací zařízení či kamerové systémy. Až po zvládnutí všech těchto procesů jsme mohli přejít k samotné implementaci,“ konstatuje Anton Keleši. Všechny procesy prošly časovou simulací, aby se odstranily případné nesrovnalosti.
Po absolvování teoretické části přistoupil tým GEFCO k implementaci řešení outsourcingu distribuční logistiky. Odborníci vypracovali podrobné směrnice a postupy, na což navázalo školení nových pracovníků. V této fázi byl také spuštěn provoz. „Tím však projektové řízení nekončí, stále existuje aktivní podpora z naší strany. Jde totiž o mimořádně živý proces, který je třeba stále přizpůsobovat momentální situaci na trhu a aktuálním požadavkům zákazníka. Ty je třeba vždy přepočítat a implementovat do logistického procesu,“ přibližuje Anton Keleši. Základními nástroji projektu byl tedy časový harmonogram, vytvoření organizační struktury a definování zdrojů. Výsledkem muselo být dodržení závazků a spuštění projektu v požadovaném čase a v rámci stanoveného rozpočtu.

Příjem zboží je rozdělen na dva procesy

Při řízení celého projektu využívá GEFCO Slovakia nástroj Microsoft Project, v němž definuje všechny činnosti a úlohy spojené s danou projektovou činností. Ke každé úloze je přidělen čas vyjádřený počtem dní nebo hodin. Samozřejmostí je určení zodpovědného člověka, který má na starosti splnění úlohy. Výbornou pomůcku představuje grafické znázornění vazeb mezi úlohami prostřednictvím Ganttova diagramu, čímž lze předejít chaosu.
Logistický proces začíná na příjmu zboží, který se rozděluje na příjem GPS zařízení a příjem různých doplňků. Samotná zařízení přecházejí do meziskladu, protože je nutná evidence až na úroveň výrobního čísla. Zaevidované navigační přístroje procházejí na instalační pracoviště, kde pracovníci GEFCO Slovakia instalují software podle požadavku zákazníka. Nezáleží na tom, zda jsou to navigace ruční, topografické, automobilové nebo námořní.
Po instalaci probíhá výstupní kontrola každého zařízení, což by mělo zaručit jeho spolehlivé fungování. K výrobkům se následně doplňují záruční listy, návody na použití a další marketingové materiály podle požadavku klienta. Druhou větev příjmu tvoří doplňky, které podléhají evidenci na základě jedinečného čísla a hned vstupují do hlavního skladu, kde se kompletují s GPS navigacemi. Takto zabalené výrobky jsou připravené na expedici a distribuci k zákazníkům. Celý proces se realizuje do 24 hodin od přijetí objednávky. Denně odchází ze skladu přibližně 150 kusů zákaznických zařízení; při akcích je to několikanásobně více. Navigace se skladují ve speciálních klecích a jsou monitorované kamerovým systémem, protože jde o vysoké finanční hodnoty v poměrně malém objemu.

Marketingové akce vyžadují od logistika flexibilitu

I když celý proces vypadá poměrně jednoduše, vstupuje do něho mnoho marketingových akcí společnosti CONAN. „Těmto záměrům se musíme umět flexibilně přizpůsobit. Minulý rok to byla příprava speciálních balení, protože jeden z telekomunikačních operátorů spustil reklamní kampaň, v rámci níž při zakoupení některých produktů získal zákazník možnost zakoupit GPS zařízení za výhodných podmínek. To se nám podařilo velmi flexibilně zvládnout, i když šlo o velké objemy zboží. Atypické bylo i to, že všechny činnosti jsme vykonávali fakticky pod hlavičkou operátora a ne našeho klienta,“ říká Anton Keleši.
Propojení informačních systémů probíhá přes architekturu terminálového přístupu přímo na server firmy CONAN a její informační systém. Zaměstnanci společnosti GEFCO pracují na lokální stanici. Distributor GPS navigací tak může on-line sledovat všechny procesy, stav zásob, plnění objednávek apod.
Zákazník je s výsledkem půlroční práce spokojený. „I když je ještě předčasné hodnotit finanční přínos, zaznamenali jsme různé výhody outsourcingu. Můžeme se plně soustředit na svůj hlavní business, tedy na velkoobchod se spotřební elektronikou. Umíme flexibilně doručovat zboží našim zákazníkům do 24 hodin a zavázat se k tomu. Naši obchodníci se už nemusejí zajímat o to, jak dopravit výrobky k odběratelům. Outsourcing nám přinesl i výhodnější charakter nákladů. Na základě počtu prodaných kusů umíme přesně vypočítat, kolik nás bude stát distribuce,“ konstatuje Daniel Boďa. Zatímco předtím se museli logistice věnovat tři lidé, dnes stačí jeden, který komunikuje se společností GEFCO.