Trend rozšiřování EDI komunikace pokračuje a v tomto roce lze pozorovat nárůst využití nových EDI zpráv v porovnání s loňským rokem. „Elektronické objednávky a bezpapírovou fakturaci lze dnes označit skutečně za standard. Nyní se společnosti snaží zefektivnit i další podnikové procesy, a proto zavádí další EDI zprávy. Zatímco dříve tvořily téměř 100 % celkového objemu komunikace zprávy objednávka a faktura, dnes už tyto zprávy tvoří pouze něco málo přes polovinu celkového objemu přenášených zpráv. Největší nárůst pozorujeme u zprávy o dodání zboží (DESADV), která navazuje na proces objednání zboží a následně pak v avízu u přijetí zboží na sklad odběratele – zprávě RECADV. Obě zprávy se týkají fyzického doručení zboží, tedy klíčového momentu logistiky. U avíza o dodání zboží (DESADV) jde třeba o zaslání údajů pro alokaci místa, sdělení informací o šaržích, exspiracích nebo i o SSCC kódech, které mohou přepravní balení provázet i v EDI zprávách. Avízo příjemky pak zase významně zvyšuje kvalitu a přesnost fakturace a úspory, které z jejího zpracování může dodavatel získat, jsou velmi zajímavé,“ vysvětluje ředitel divize eBusiness CCV Informační systémy David Reichel.

Z výzkumu, který realizovala společnost CCV Informační systémy v průběhu června 2009, vyplynulo, že přibližně 70% poskytovatelů logistických služeb řeší prostřednictvím elektronické výměny dat objednávky a faktury, což je také nejčastější případ, kdy se EDI u LSP využívá. Mezi další skupinu dokumentů, které jsou vyměňovány elektronicky u 56% poskytovatelů logistických služeb, patří dodací listy, příjemky a komunikace související se zaskladněním zboží. „Srovnáme-li tento stav se zahraničními poskytovateli logistických služeb, tak jsme se v praxi dosud nesetkali se zahraničními logistickým operátorem, který by nekomunikoval přes EDI,“ říká David Reichel. „V poslední době však lze pozorovat nárůst zájmu o EDI v logistice v ČR a lze očekávat že podíl firem používajících EDI poroste. Napovídá tomu např. použití SSCC kódů u zprávy DESADV (avízo o dodání zboží), které momentálně chystají některé obchodní řetězce, což zajisté bude mít vliv i na oblast logistiky.“ EDI komunikaci v logistice je podle Davida Reichela třeba chápat jako efektivní nástroj pro pokrytí procesů ve smyslu odstranění všech manuálních vstupů. Trendy ve využití EDI v logistice se pak neprojevují tím, že by se implementovaly stále nové a nové typy zpráv, ale hlavně tím, že společnosti pomocí EDI pokrývají stále více svých procesů. „Nejčastěji společnost začne implementovat EDI u procesu expedice zboží, která s sebou nese nejvíce práce při zpracování dat. Pro pokrytí tohoto procesu stačí implementovat jednu zprávu pro příkaz k expedici (v EDI se používá zpráva INSDES), druhou pro potvrzení expedice (avízo o dodávce – DESADV). Po nějakém čase, když začnou společnosti pokrývat další procesy, už nemusí rozšíření nutně znamenat implementaci nové zprávy. Například u procesu přebalení zboží (COPACKING) se může použít jako pokyn ke COPACKINGu také zpráva Insdes. Pro skladníka jde vlastně o stejnou operaci – vyskladní zboží ze skladu, jednou na rampu pro expedici, jednou na místo pro COPACKING. Pokud máte automaticky pokryty všechny procesy, máte díky EDI k dispozici on-line stav svých skladových zásob. V takovém systému pak například klasické denní inventury už mají pouze kontrolní charakter,“ pokračuje David Reichel. Trend spočívá ve stále širším využítí EDI komunikace, přičemž dominantní typy zpráv, které se dnes používají, jsou Expediční příkaz (Insdes), Avízo o dodávce (Desadv), Příjemka (Recadv) a Přehled zásob (Invrpt).

Příkazy k distribuci od zákazníků k operátorům bez individuálních úprav vlastního IS

V logistice lze pozorovat rozšíření EDI komunikace jednak na další zákazníky logistických operátorů, kteří již prostřednictvím EDI komunikují, a jednak stále více komplexní pokrytí jednotlivých logistických procesů. „Kromě dnes již standardního zaskladnění a zákaznických objednávek jsou pomocí EDI komunikace pokryty také zákaznické vratky a především skladové pohyby a s tím související procesy, jako je co-packing,“ uvádí David Reichel.
V logistice je EDI běžným nástrojem hlavně u projektů se zahraniční účastí, kde se jde do velmi precizních procesů. „Odborníci se shodují, že českému trhu by bezpochyby prospělo, kdyby poskytovatelé logistických služeb a třeba i dopravci nabídli EDI jako zcela běžnou možnost integrace se systémy svých zákazníků. Případy, kde toto funguje, ukazují jasné výhody pro dodavatele, tedy zákazníky logistických operátorů.“

Většina dopravců a logistických operátorů na volání zákazníků po standardu EDI neslyší

Jaké přínosy by poskytovatelé logistických služeb mohli zavedením EDI získat? „Pomocí EDI mohou zákazníci velmi jednoduše předávat logistickým operátorům příkazy k distribuci, a to bez individuálních úprav svého informačního systému. Obzvláště v této době, kdy mnoho menších firem zvažuje, zda řešit logistiku a dopravu vlastními zdroji nebo ji outsourcovat, se celý proces pomocí EDI velmi zjednodušuje,“ odpovídá David Reichel. „Zajímavé je, že tato myšlenka se obvykle velmi líbí zákazníkům logistických operátorů a mnozí po nějakém standardu EDI, který znají z jiných procesů, sami volají. Bohužel většina dopravců a logistických operátorů na toto volání ke své škodě neslyší.“
Podle Pavly Cihlářové, ředitelky české pobočky GS1 Czech republic, by si logističtí provideři měli uvědomit, že EDI komunikace je něco, čemu se nemohou vyhýbat. „Může jim přinést konkurenční výhodu. Budou schopni správně zajišťovat logistické operace, co-packing, distribuci apod., budou efektivněji sdílet informace a dokáží se vypořádat s vysledovatelností zboží. Tak získají více klientů a větší šance uspět na trhu.“ Optimalizace by měla být cílem každého, kdo podniká v logistice. „Optimalizovaný proces bude mít firma levnější a snazší. Ale pokud optimalizuji sám jako jeden subjekt v rámci logistického řetězce, nemusí se daný efekt dostavit. Optimalizace musí jít celým logistickým řetězcem,“ upozorňuje Pavla Cihlářová.

Vytvářením vlastních formátů pro výměnu elektronických informací logistický operátor naproti svým zákazníkům nejde

Výhody automatizované výměny dat mezi podnikovými systémy logistické firmy vnímají a je určitě znát posun ve využití elektronické komunikace mezi poskytovateli logistických služeb a jejich zákazníky. Ovšem stále se opomíjí využití standardů. „Většina firem využívá různě individuálně vymyšlené propojení s nestandardními formáty a tlačí do jejich využití také své zákazníky. Často pak musí různými neefektivními způsoby řešit situace, na které nejsou připraveny, což s sebou nese náklady,“ popisuje hlavní rezervy v přístupu logistických firem David Reichel. „V řadě případů je možno takto komunikovat pouze s jedním daným subjektem nebo musí zákazník řešit celý proces komunikace znovu a připravit se na řadu specifických problémů. Pro nás je pak v řadě případů paradoxně jednodušší realizovat pro naše zákazníky připojení zahraničního partnera používajícího standard EDI než připojit domácí subjekt používající svůj formát. Je třeba si uvědomit, že elektronická výměna dat (EDI) je zažitý, standardní a praxí ověřený způsob komunikace, který řeší jednotlivé logistické procesy do hloubky a komplexně. Zároveň funguje na mezinárodních standardech běžně používaných v západní Evropě, což umožňuje komunikovat jedním způsobem s celou řadou subjektů.“

Slovo odborníka:

„EDI již neznamená vysoké jednorázové i provozní náklady.“

„Bariéry vysokých nákladů pro menší firmy už v EDI dávno padly díky možnostem, které přinesla koncepce SaaS (software jako služba). EDI už není o vysokých jednorázových i provozních nákladech. Samotná cena komunikace, což řeší právě zmíněné AS2 nebo OFTP2 protokoly, hraje v současném EDI zcela okrajovou roli. EDI je dnes o skutečných přidaných službách, mezi které patří překlady a konverze formátů, kontroly, různé chytré služby nad zpracovávanými daty, ale i archivace, legislativní garance atd. Nové přenosy dat typu AS2 nebo OFTP2 ulevily od vysokých nákladů především větším firmám, které drží komunikaci ve vlastních rukou a mohou tak omezit využívání drahých přenosů typu X.400 nebo ISDN spojení. I přes toto ulehčení je ovšem třeba zajišťovat překlad (konverzi) zpráv, vytvořit a držet aktuální překladové šablony a provádět monitoring celého systému. Jelikož se v těchto případech jedná o dvoubodové spojení, pak s větším počtem partnerů je nutné každý typ spojení také udržovat. Při větším využití např. AS2 je nutné mít k dispozici robustní prostředí a certifikovaný software, což s sebou nese opět vyšší jednorázové náklady a náklady na údržbu. Tyto důvody vedou k tomu, že zaznamenáváme případy, kdy i velké nadnárodní firmy, které AS2 používaly, přecházejí z důvodu náročnosti celého systému na služby moderních eBusinessových platforem typu SaaS.“

David Reichel
divize eBusiness
CCV Informační systémy

Slovo odborníka:

„Řešením pro optimalizaci procesů v prostředí roztříštěnosti IS a rozmanitosti komunikačních kanálů směrem k partnerům, jsou integrační systémy“

„Rozvojem informačních systémů v kombinaci s narůstající komplexností vnitropodnikových procesů a obchodních vztahů, rozmanitostí těchto informačních systémů a současně komunikačních kanálů se firmy skutečně v mnoha případech potýkají s problémem roztříštěností své informační infrastruktury do takové míry, že lze jenom stěží říci, jestli ještě efektivně plní svoji roli pro firmu. Klasické EDI se dokáže vypořádat do určité míry s rozmanitostí informačních systémů ve vztazích mezi obchodními partnery prostřednictvím standardů, které souvisejí s běžnými obchodními zprávami, které si mezi sebou tyto strany vyměňují. Nicméně pokud mají být řešeny komplexnější scénáře, do kterých vstupuje několik systémů, které podle svého určení zajišťují vnitřní nebo vnější procesy nebo je propojují, pak je určitě na místě úvaha o optimalizaci tohoto stavu. Ve všeobecnosti lze jenom stěží doporučit jedno jediné nejvhodnější řešení, protože každý scénář tohoto druhu je svým způsobem jedinečný ve vztahu k profilu konkrétní společnosti, její obchodní agendy, organizační struktury, vazeb uvnitř organizační struktury, stávajících procesů, navazujících činností atd. Naše zkušeností ovšem připouštějí, že určitou rozumnou míru univerzality pro řešení zmíněné roztříštěnosti nabízejí integrační systémy, které plní roli midlewaru, tj. plní roli prostředníka mezi jednotlivými informačními systémy společnosti a vnějším prostředím, s kterými si společnost vyměňuje data elektronicky.“

Tibor Šata
executive director
EDITEL CZ